Меню

Закупка оборудования как бизнес процесс



Закупка оборудования как бизнес процесс

6 МИН

Как выстроить закупочную логистику

Разбираемся, кто отвечает за снабжение предприятия, почему не надо запасаться на все случаи жизни и что поможет найти поставщиков с выгодными условиями

Закупочная логистика — это снабжение предприятия материалами, товарами и сырьём, которые используются для производства или торговли. Обычно за процесс отвечает отдельный сотрудник: специалист по закупкам или снабженец. Он выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, делает заказы, синхронизирует закупки с планами компании.

Цель закупочной логистики — создать такую систему поставок, которая обеспечит предприятие всем необходимым в максимально короткие сроки с минимальными затратами.

Какие задачи решает закупочная логистика

  • Создание запасов, которые не перегружают склад, но и не приводят к дефициту.
  • Поиск надёжных поставщиков .
  • Соблюдение принципа «цена-качество».

Этапы закупочной логистики

Определение потребностей

Поручите отделу снабжения совместно с другими подразделениями выяснить, что и в каком количестве нужно компании.

Исследование рынка

Проведите глубокий анализ рынка интересующих вас ресурсов и потенциальных поставщиков, их доступность и производственные возможности. Не забудьте о внешних факторах: задержках на границах, перебоях в работе предприятий.

Выбор поставщиков

Для этого можно использовать разные методы. Например, метод рейтинговых оценок: определите основные критерии выбора (цена, срок поставки, условия платежа и пр.), установите значимость каждого из них и оцените потенциальных контрагентов по этим критериям, а потом сравните.

Закупка

Согласуйте условия (цену, сроки, способы доставки, оплаты и т. д.) с поставщиками и заключите договор. После отгрузки примите товары и сразу выборочно проверьте качество. Доставку может осуществить как поставщик, так и вы своими силами, но чаще процесс организуют сторонние компании, перевозчики и экспедиторы.

Учёт претензий и брака

Проверьте, не были ли нарушены сроки поставки, зафиксируйте случаи опоздания или опережения сроков, вычислите процент бракованной продукции. Это поможет наладить процесс или принять решение о смене поставщика.

Распределение ресурсов

Отгрузите материалы на производство, а запасы на склады. Контролируйте количество.

Управление закупочной логистикой

Есть два способа координировать весь процесс закупок и работу участников цепочки.

При децентрализации отделы самостоятельно закупают то, что нужно. Чем хорош такой способ:

  • внутри отдела хорошо знают его потребности;
  • закупка происходит быстрее, без дополнительных согласований.

Централизованный подход используют в большинстве крупных компаний: назначается ответственный сотрудник или создаётся специальный отдел.

  • ресурсы и готовую продукцию легче стандартизировать;
  • ниже риск дублирования заказов;
  • выше шансы получить скидку у поставщика из-за крупных партий;
  • закупками занимаются специально обученные люди.

Основные методы закупок

Закупка конкретных товаров одной партией

Плюс метода в том, что можно получить скидки, минус — нужно много места для хранения.

Регулярные закупки мелкими партиями

При такой системе склады большой площади не нужны. Если товары оплачиваются по мере поступления, это ускоряет оборачиваемость капитала.

Закупки по мере необходимости

У покупателя нет жёстких обязательств по объёму закупки в отличие от регулярных закупок. Товар чаще всего оплачивается по факту доставки, что также ускоряет оборачиваемость капитала.

Способы организации закупок

Традиционный способ

При таком подходе предприятие всегда создаёт запасы необходимых материалов. Главный недостаток — увеличение затрат на складские помещения и персонал.

Логистические системы

Их суть в создании минимальных складских запасов и оперативной связи между поставщиком и заказчиком. Вот наиболее известные концепции.

JIT (англ. just in time — точно в срок) — закупка организована так, что все товары и комплектующие будут поступать в необходимом количестве, в нужное место и точно к назначенному сроку для производства, сборки или реализации готовой продукции, а количество запасов сводится к минимуму или даже нулю.

MRP (англ. material requirement planning — планирование потребности в материалах) — система, которая зависит от спроса потребителей на готовый товар. Когда он растёт, объём закупки увеличивается, и наоборот.

LP (англ. lean production — бережливое производство) — предприятие стремится сократить потери на всех этапах: не производить лишнего, не тормозить процессы, не заполнять склад запасами и т. д. Это повышает гибкость производственного процесса и помогает быстрее реагировать на изменение рыночного спроса.

Способы транспортировки

Унимодальная перевозка — доставка от двери до двери одним видом транспорта без промежуточных этапов (например, распределительного центра).

Смешанная перевозка — доставка двумя видами транспорта без длительного хранения на перевалочном пункте.

Комбинированная перевозка — доставка более чем двумя видами транспорта.

Мультимодальная перевозка — доставка несколькими видами транспорта, но, в отличие от комбинированной и смешанной транспортировки, за процесс отвечает один оператор.

При выборе поставщика продумайте и способ организации закупок, и способ транспортировки. Расходы на логистику могут перекрыть выгоду от покупки более дешёвого товара.

Короче

Поручите закупки конкретному сотруднику (снабженцу) или специализированному отделу.

Оптимизируйте траты на транспортировку и хранение, пересматривайте эти расходы постоянно.

Регулярно ищите новых поставщиков. Это поможет не только найти более выгодные предложения, но и подстраховаться.

Источник

Немного о бизнес-процессах в закупках

БП в закупках

Идеально, когда бизнес-процессы в закупках встроены в дерево процессов всего предприятия. Но, если предприятие еще не стандартизовано, то важно, чтобы регламенты, инструкции и положения об основных аспектах закупочной деятельности были. «Были» подразумевает под собой:

  1. Разработка, согласование, утверждение
  2. Внедрение
  3. Контроль исполнения
  4. Актуализация

Первые две стадии многие предприятия реализуют быстро и с огоньком. Третья стадия часто какое-то время работает, но без четвертой стадии контроль, а затем и исполнение бизнес-процессов постепенно сходят на «НЕТ».

Изменения в бизнес-среде происходят быстро, …

а значит и регламентирующие документы необходимо синхронно адаптировать под эти самые изменения. Иначе, как только появляются разногласия между «книжным» и фактическим событием, сотрудники начинают спекулировать на них и переходят на более удобные для сотрудников схемы работы. Эти схемы субъективно удобны для сотрудников, но снижают возможность контролировать происходящее в закупках, и, следовательно, их применение обратно пропорционально эффективности деятельности предприятия.

Рекомендую руководителям…

уделить внимание и прописать основные бизнес-процессы в закупках. Можно самостоятельно, можно с помощью экспертов (специалистов закупок или руководителей смежных подразделений, если бизнес-процессы затрагивают их деятельность). Согласовать и утвердить. Ознакомить специалистов по закупкам с бизнес-процессами. Внедрить в практическую деятельность, тщательно отрабатывая все нюансы во время внедрения. Выделить точки контроля для себя и специалистов.

Во время ознакомления специалистов следует держать в уме, что даже самые крутые спецы чаще не желают изменений, чем приветствуют их. Поэтому :

  • высвобождается рабочее время специалистов на проектную деятельность за счет уменьшения объема рутинной, повседневной работы,
  • прозрачность процессов снижает объем «пожаров» и не допускает «назначения» виновных, так как при любом сбое сразу становится понятно, что произошло и по какой причине; то есть повышается степень объективности в управлении процессами,
  • повышается эффективность замещения специалистов друг другом в период отпуска, больничных и так далее (кстати, этот факт стимулирует специалистов еще тщательнее относиться к своим обязанностям, так как возможность быстрого замещения автоматически устраняет псевдо-статус «незаменимый сотрудник»),
  • повышается скорость и эффективность входа в должность и адаптации новичков,
  • четко закрепляется ответственность за определенные виды деятельности, и исключается возможность переложить ответственность с одного подразделения на другое.

В период внедрения бизнес-процессов…

необходимо тщательно фиксировать любые отклонения (и положительные, и негативные) от запланированных показателей. Не стоит откладывать на потом корректировки отклонений и внесение изменений в бизнес-процессы. Иначе, результаты деятельности будут не четкими, а с ощутимыми погрешностями. Сам по себе процесс теряет смысл.

Точки контроля необходимо четко определить. Эффективна схема, когда первое время после начала работы бизнес-процесса частота контроля высокая. Позже контроль необходим, но в разумных пределах (не путать с понятием «выборочный контроль»).

Какие бизнес-процессы я рекомендую прописать в закупках

(в скобках привожу отдельные примеры):

  • подходы к формированию заявки поставщику (определение частоты формирования заявок или принципа, например, в соответствии с графиком заявок; временной диапазон, в котором заявка отправляется поставщику после ее создания; способ отправки заявки, например, электронный документ из базы данных или Eхсel-файл по эл.почте),
  • принцип согласования заявки (поставщик должен прислать подтверждение заявки до факта отгрузки товара, либо проверка соответствия будет происходить в процессе приемки товара на складе покупателя),
  • порядок информирования специалистов по закупкам о факте поступления товара от поставщика (электронное письмо склада, либо онлайн уведомление),
  • схема претензионной работы с поставщиками (емкий бизнес-процесс, в котором задействованы закупки, склады, бухгалтерия, информационно-технический отдел),
  • система хранения рабочей информации (реестр поставщиков с актуальными схемами работы хранится в такой-то сетевой папке, доступ к нему имеют такие-то специалисты; актуализируется реестр по таким-то принципам),
  • инструкция по ценообразованию (методика ценообразования с подробными алгоритмами, перечисление разрешенных допусков с описаниями),
  • процесс замещения специалистов друг другом в период отпусков, больничных, свободных вакансий и так далее (принципы выбора «заместителя», формат передачи информации, ограничения и степень ответственности каждого),
  • процесс наставничества и ввода в должность новых сотрудников (технологические карты, виды промежуточных аттестаций),
  • процесс подготовки, согласования, фиксирования и контроля результатов переговоров с поставщиками (формат протокола переговоров, учет договоренностей и контроль их выполнения),
  • процесс учета и мер профилактики с дефицитом и излишками товаров (какие отчеты и с какой периодичностью отрабатываются, кому предоставляются результаты, степень ответственности),
  • процесс проведения внутренней аттестации специалистов.

Источник

Автоматизация закупочных процедур

Закупки сырья, материалов, оборудования в тех или иных объемах выполняют все предприятия. В торгово-производственных компаниях это часть основного бизнес-процесса. В других, например, ИТ-компаниях, управление закупками – это сервисный или обеспечивающий бизнес-процесс. Процедуры закупок сильно различаются от отрасли к отрасли – от жестких регламентов федерального законодательства в государственных учреждениях до «живых» неформализованных закупочных процедур в малом бизнесе.

Рассмотрим закупочные процедуры с точки зрения автоматизации, применяемых для этого решений и существующих ограничений. Выделим основные этапы закупок и возможности автоматизации каждого из них.

Читайте также:  Оборудование для класса танца

ИС в сфере закупок

Можно условно выделить следующие группы инструментов автоматизации, используемые в различных компаниях:

Инструменты автоматизации закупочных процедур

Инструменты автоматизации закупочных процедур

Государственные компании

Закупочные процедуры государственных компаний регламентируют закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Существует несколько проверенных ИТ-систем, которые позволяют выполнять закупки в соответствии с требованиями законодательства. Такое специализированное ПО включает в себя не только учетные системы предприятия, но и интеграцию с централизованными торговыми площадками или отдельное приложение подобной торговой площадки. Часто такие решения разрабатываются внутри учреждения или специализированно одним из интеграторов.

Крупные коммерческие компании

Многие компании, относящиеся к сегменту крупного бизнеса, попадают под регламенты 223-ФЗ о закупках, но реализуют их с иной позиции, учитывая свою коммерческую направленность. В первую очередь, речь идет о госкорпорациях. Работа с регламентным исполнением бизнес-процесса без автоматизации всей цепочки работ широко распространена в крупных компаниях.

Тем не менее, в сфере крупного бизнеса зародились и используются специализированные для автоматизации закупочной деятельности системы и подсистемы. Это решения класса SRM (Supplier Relationship Management) и аналогичные по функционалу модули крупных ERP. На больших объемах данных особенно важны контроль ошибок персонала и привязка данных к объектам учетной системы для формирования эффективной аналитики.

В крупном бизнесе все чаще встречаются отдельные контуры, автоматизируемые с помощью гибких BPM подходов и WorkFlow-подсистем. В качестве примера можно привести бизнес-процесс организации и проведения тендеров, смоделированный и автоматизированный с помощью ELMA BPM для российской нефтедобывающей компании. Проведение тендера – только часть более объемного бизнес-процесса закупок. Тем не менее, как видно из примера, в конкретной нефтяной компании это достаточно внушительный и сложный процесс.

Визуализация процесса проведения тендеров в нефтедобывающей компании

Визуализация процесса проведения тендеров в нефтедобывающей компании

На изображении представлена визуализация процесса проведения тендеров – порядок действий, участники процесса. Это первый шаг к последующей автоматизации бизнес-процесса с добавлением генерации документов, передачи данных в ERP-систему, интеграции с CRM и т.д.

Следующий пример – бизнес-процесс проведения закупки в нефтяной компании, уже автоматизированный в системе ELMA BPM. Каждый синий блок на схеме представляет собой еще один процесс.

Визуализация процесса проведения тендеров в нефтедобывающей компании

Карта бизнес-процесса закупок, автоматизированного в ELMA BPM

Детальнее об автоматизации закупок с помощью BPМS поговорим на примере среднего и малого бизнеса.

Средние и малые компании

На предприятиях высокого эшелона чаще всего используются те же решения, что и в крупном бизнесе – серьезные кастомизированные модули ERP, отдельные интегрированные решения. В совсем малом бизнесе об автоматизации обычно не думают, так как стоимость специализированных решений не дает реальной выгоды от внедрения.

В среднем и мало-среднем бизнесе на автоматизацию закупок смотрят с новой стороны – со стороны создания решений на базе имеющихся платформ. Чаще всего это:

ECM – для формирования, согласования и хранения закупочной документации;

Финансовые и учётные системы – для планирования сумм и объектов закупки;

CRM – для поддержания контактов с участниками закупок;

BPM – для автоматизации отдельных этапов или всего процесса закупочной процедуры, включая подготовку, проведение и контроль закупки.

В этой среде эффективным является применение BPM-систем управления бизнес-процессами. На универсальной платформе можно быстро выстраивать и изменять контуры подготовки, проведения и контроля закупки. При таком решении весь процесс закупки исполняется и контролируется в рамках одной системы, его можно быстро менять и дополнять, что резко снижает затраты на внедрение.

Этапы закупочной процедуры

Несмотря на все разнообразие закупочной деятельности в среднем бизнесе, в ходе автоматизации консультанты выделяют четыре основных блока работ, иначе называемых этапами закупок. Условно, каждый из прикладных WorkFlow при автоматизации закупок относится к одному из этих этапов:

Формирование потребности – этап появления необходимости в закупке;

Подготовка к закупке – внутренний этап работы;

Исполнение закупки – взаимоотношения с контрагентами;

Контроль исполнения – внутренний аудит и фактическое обеспечение потребности, сформированной в начале процесса.

Часто несколько этапов закрываются одним процессом, а иногда все четыре этапа реализуются как единый бизнес-процесс проведения закупки.

Основные этапы закупочной деятельности

Основные этапы закупочной деятельности

Формирование потребности

Этап формирования потребности зависит от специфики бизнеса. Основываясь на практическом опыте внедрения BPM-системы ELMA в компаниях клиентов, можно выделить несколько основных типов процессов формирования потребности:

Планирование – потребность формируется в виде плана закупки. Процессы отвечают за сбор и агрегирование информации из различных источников – ЦФО, подразделений, дочерних обществ.

Формирование потребности в виде плана закупок

Формирование потребности в виде плана закупок

Чаще всего итоговым документом, содержащим в себе запланированные потребности, является ГПЗ – Годовой план закупок. В этом случае процессы формирования или актуализации ГПЗ становятся основными на данном этапе.

Пример бизнес-процесса «Актуализация годового плана закупок»

Пример бизнес-процесса «Актуализация годового плана закупок»

Проектные закупки – потребность формируется при проектной деятельности на нескольких уровнях. Основной уровень плана проекта – когда для реализации работ, в рамках работы с рисками и мероприятиями по управлению, планируются определенные закупки. Вторичный план – ad-hoc закупки для обеспечения проектной деятельности.

Заявки сотрудников подразделений.

При отсутствии планирования или в дополнение к нему часто используют одномоментные заявки на закупку. В такой модели на первый план выходят процессы согласования заявок и их агрегирования в более крупных пакетах закупочных мероприятий.

Формирование потребности через заявку

Формирование потребности через заявку

Подготовка закупки

Этап подготовки закупки включает в себя несколько параллельных процессов:

Сформированная потребность оформляется в виде публичных документов и четко детерминируется. Оформляются технические задания, спецификации, планы и другие документы, которые на следующем этапе передаются контрагентам.

Производится бюджетирование – отнесение к определённым статьям или внесение изменения в финансовые планы.

В случае проведения закупки в формате запроса предложений производится поиск и первичная оценка потенциальных поставщиков.

Собираются и согласовываются пакеты документов для проведения закупки.

Назначаются ответственные за исполнение закупочных процедур, проводимых на следующем этапе.

Подготовка закупки

Подготовка закупки

Исполнение закупки

Основная часть, которая обычно и называется «проведение закупочной процедуры» – это третий этап, исполнение закупки.

Закупочная процедура

Закупочная процедура

Данный процесс обычно наиболее точно и полно описывается консультантами, автоматизируется в различных системах и состоит из нескольких основных блоков, задачи по автоматизации которых понятны и прозрачны.

Закупка подготавливается. Зафиксированные ранее ответственные формируют из документов конкурсные пакеты или иные наборы данных.

Конкурсная документация публикуется на площадке или рассылается участникам запросов предложений. Набор действий на этом этапе сильно зависит от типа закупочной процедуры. Например, некоторые регламенты требуют публикации данных о закупке в профильных СМИ или формального оповещения контролирующих органов.

На следующем шаге ответственные за закупку принимают заявки и предложения участников. Во многих компаниях это пакеты документов, но все чаще заявки приходят в электронном виде.

Большинство закупочных процедур предусматривают коммуникацию сотрудников предприятия и участников конкурса. Представители запрашивают дополнительную информацию и разъяснения, запрашивают документы в ходе проверки надежности. Частью данного этапа можно считать и объявление уторговывания как очередной раунд выбора.

Финалом процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс, включающий сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование решения данной комиссии, финальное подписание документов.

Переходом к следующему этапу – исполнению закупки – являются различные сервисные, часто интеграционные процессы. Информация о выбранном поставщике, плане поставок и оплат передается в соответствующие подразделения и системы по различным каналам.

Финалом любой процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс. Он включает сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование ее решения, финальное подписание документов.

Упрощённый процесс закупочной процедуры

Упрощённый процесс закупочной процедуры

Как можно увидеть, закупочная процедура сильно детерминирована и легко автоматизируется. Многие подпроцессы обладают достаточно высоким уровнем зрелости – они как минимум регламентированы, а часто автоматизированы и измеряемы.

BPMS при автоматизации основной закупочной процедуры становится недостающим компонентом, позволяя выйти на управляемость всей сети бизнес-процессов. Она предоставляет инструменты не только быстрого исполнения и мониторинга, но и целевого управления изменениями.

Контроль исполнения

Это пограничный этап. Блок процессов исполнения контракта не корректно включать в контур закупок – здесь точка управления передается профильным системам, ERP или другим учетным контурам, а роль департамента закупок сводится к корректной передаче информации, сопровождении проведенной закупки и аналитике. Примером такой аналитики может быть формирование реестра постоянных или, наоборот, неблагонадежных поставщиков.

Какие процессы контролируются в закупках на этапе исполнения?

Документальное подтверждение поставки;

Контроль качества исполнения.

Бизнесу важно контролировать и результаты закупок, и сам процесс. Показатели эффективности в закупках – тема для отдельной большой статьи. В качестве примера можно выделить три вполне классических направления, по которым собирают аналитику предприятия, использующие ELMA BPM для автоматизации закупок:

Сроки выполнения задач на каждом шаге процесса – с точки зрения компании и конкретного исполнителя;

Фиксация фактов реального мира – документы и проводки;

Затраты на проведение закупочных процедур и эффективность расходования средств.

Пример бизнес-процесса с контролем сроков выполнения задач

Пример бизнес-процесса с контролем сроков выполнения задач

Мы рассмотрели возможности автоматизации многоуровневого процесса закупок и отдельных подпроцессов, входящих в его состав. Более детально тема автоматизации закупочных процедур с помощью BPMS была раскрыта в рамках конференции «Бизнес-процессы, понятные бизнесу». Докладчики приводят большое количество примеров бизнес-процессов из реальной практики ELMA, а также показывают, как выглядят интерфейсы системы, в которых работают участники закупочных процедур.

Источник

Автоматизация оптовой торговли: резервирование в ведении бизнес-процессов торговой компании

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.«Клерк» Рубрика Маркетинг

Согласно экономическому словарю, резерв – запас чего-либо на случай надобности; источник, из которого черпаются специально сохраняемые ресурсы при острой необходимости их использования. Применительно к информационным системам в торговле резервом можно назвать количество товара, «заблокированного» определенным пользователем под определенную сделку. То есть продавец при формировании заказа создает гарантированный запас, который в последствии будет отгружен покупателю.

Читайте также:  Мгтс оборудование для телефона

Иными словами, резерв – это защита от того, что пока сделка будет регистрироваться и проводиться, наш товар не заберут в другой заказ другому клиенту. Но в корпоративной информационной системе с помощью резервов можно не только «бронировать» товар для конкретной продажи, но также отслеживать потребность в запасах, вести планирование закупок.

«Бронирование» для одного заказа на одном складе – это достаточно общая ситуация. Ведь товара может не быть в запасе в данный момент. Или отгрузить нужно со склада А, а товар есть на складе Б. Или есть на складе Б, но опять не в полном объеме. А может быть, на складе В тоже есть, но склад В находится в другом городе.

Посмотрим, как можно использовать резервирование в торговой информационной системе для этих и не только этих ситуаций.

1. Резервирование на разных складах

При резервировании на разных складах товар в любом случае будет подвержен перемещению. Но в зависимости от того, кто поставил резерв, последовательность операций будет различной.

Резерв всегда удобнее устанавливать сотруднику, который формирует сделку и готовит ее к следующим этапам обработки. Это может быть менеджер по продажам (назовем его продавцом) или, например, оператор. Ответственность у двух этих ролей в системе (да и в реальной работе компании) весьма отличается. В целях недопущения ошибок с недостачей товара и других нюансов в программе необходимо вводить совокупность ограничений и прав доступа, распространяющихся в том числе и на склады, и на управление резервами.

Если у сотрудника, которому потребовался резерв, нет прав «бронировать» товар на чужом складе, он оставляет заявку на резерв. Его коллега, распоряжающийся резервом на данном складе, получает уведомление о создании заявки, проверяет товар на наличие, отсутствие резервов в других заказах и подтверждает заявку. После чего оформляется документ перемещения, если требуется – заявка на отгрузку, и товар переходит на целевой склад.

При установке резервов во время подбора товара для осуществления сделки нужно также помнить, что перечень позиций может быть достаточно велик. Поэтому для комфортной работы стоит предусмотреть в системе настройки, позволяющие автоматически резервировать все товары сделки на всех возможных складах (и «своих», и «чужих»), или на только доступных («своих»), или на итоговом складе отгрузки.

2. Передача в другой заказ

В этой задаче может быть несколько вариантов: передача между своими заказами, передача от одного сотрудника другому. Также как и с резервами на разных складах, при передаче нужно как-то документально показать необходимость операции, то есть требуется создать заявку на передачу, после чего заявка подтверждается или отклоняется.

Для передачи резерва в информационной системе для торговли удобно иметь функционал просмотра резервов товара в других заказах, и также просмотра списка заявок на передачу резервов в другие заказы.

3. Резерв в пути

Иными словами, резерв в пути – это виртуальный резерв, как бы резерв в уме, поскольку товара физически еще нет на складах (в качестве склада выступает заказ на покупку). Соответственно, если пропала необходимость в этом товаре (клиент передумал, нашел другой источник, случилась поставка с избытком), такой резерв проще и отменить. Ведь если «заблокирован» реальный товар, то при изменении количеств, нужно пересмотреть достаточно большой объем документов.

4. Закупки и отгрузки

Допустим, резерв был установлен, но выяснилось, что товара все равно не хватает и требуется заказать его у поставщика. При этом если закупать недостающее количество отдельно, то после поступления продавцу придется снова открывать сделку, искать полученные позиции и снова ставить резерв. Все это довольно долго и не исключает вероятности пропусков поступлений и несвоевременного резервирования, а значит и отгрузки. Поэтому в системе управления торговлей нужно иметь функционал, позволяющий создавать закупки с учетом имеющихся резервов сразу на то количество, которое необходимо для сделки, причем после приемки товара складом на нужное количество сразу установится резерв под ту сделку, из которой была инициирована закупка.

Отгрузки также можно создавать на основе установленных резервов (даже если резерв частичный, но клиента устраивает поставка партиями). Причем резерв здесь может быть использован в качестве инструмента контроля при отгрузках, предотвращающего отгрузку количества большего, чем требуется.

5. Сроки резервирования

Также можно ограничивать сроки резервирования для гарантии оплат клиентом: если определенная часть суммы не поступит к указанной дате – резерв будет аннулирован.

Таким образом, подводя итог данной статье, отметим, что резервирование в автоматизации торговли можно рассматривать как инструмент с достаточно широким применением во многих бизнес-процессах торговой компании: в продажах, закупках, отгрузках и даже при производстве собственной продукции.

Источник

Закупка оборудования как бизнес процесс

Аннотация: рассмотрены типовые бизнес-процессы в области логистики закупки, что позволяет сократить продолжительность этапа концептуального проектирования при внедрении корпоративной информационной системы SAP ERP. Обзор литературных источников подтвердил актуальность типизации логистических процессов для последующего использования бизнес-консультантами при имплементации ERP-систем. Результаты статьи апробированы в российских и международных компаниях.
Скачать: PDF (версия 1), PDF (версия 2).
Ключевые слова: бизнес-процессы логистической компании, логистические процессы на предприятии, бизнес-процессы в логистической цепи, приемка материала, процесс приемки товара на склад, порядок приемки товара, бизнес процессы закупок, бизнес процесс закупки товара, процесс закупок на предприятии, процесс закупки блок-схема, бизнес процесс закупки сырья, бизнес процесс закупки ТМЦ, бизнес процесс планирование закупок, бизнес процесс закупки оборудования, бизнес процесс закупки комплектующих, бизнес процесс закупки схема, закупочные процессы, закупка спецодежды, закупка оборудования на предприятии, организация закупок на предприятии, организация закупки товаров в предприятиях торговли.

Идет проект внедрения корпоративной информационной системы (далее КИС). Сравните две типичные ситуации. Ситуация первая, функциональный консультант владельцу бизнес-процесса: «Какие операции вы выполняете и документы используете, как они отражаются в учетной системе и ведутся ли»? Вторая ситуация и те же участники диалога: «В вашей компании реализуются процессы агентской схемы закупок, давальческого производства и консигнации. Вручную формируются и распечатываются соответствующие первичные документы, не так ли»?

Очевидно, вторая ситуация, в которой консультант демонстрирует знание предметной области и, в общем-то, свою компетенцию является более выигрышной. На практике внедрение КИС часто ведется по первому сценарию, а череда вопросов обретает внушительный объем. Как же можно избежать чрезмерного количества вопросов, превращающих этап анализа бизнес-процессов в «допрос с пристрастием»? Ответ прост: изучайте бизнес-процессы. Но как это сделать, если, допустим, ты начинающий консультант, и нет ни опыта работы, ни проектной документации, из которой можно было бы почерпнуть информацию?

Статья содержит ответ на заданный вопрос, для чего приводится описание типовых бизнес-процессов логистики закупки, наиболее часто автоматизируемых при внедрении КИС на предприятиях заказчика. В качестве корпоративной информационной системы рассмотрена одна из наиболее известных систем автоматизации SAP ERP [1].

Цель и задачи

Цель данной работы заключается в рассмотрении типовых бизнес-процессов логистики на примере закупочной деятельности российского предприятия для обеспечения более качественного процесса внедрения КИС с применением системы SAP ERP. Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

  • обзор источников, описывающих бизнес-процессы логистики;
  • рассмотрение типовых бизнес-процессов логистики закупки;
  • использование рассмотренных бизнес-процессов при внедрении SAP ERP.

1. Обзор литературных источников

Допустим, требуется проанализировать разновидности бизнес-процессов логистики закупки. Конечно же, первое, что мы делаем, – ищем информацию в интернете. В лучшем случае, описание процессов может быть доступно в Википедии [2] или, например, бесплатной копии статьи годов эдак 2000-х. Чрезмерное наличие информации зачастую бывает хуже ее отсутствия в виду противоречивости, не структурированности и неточности описания.

Не найдя требуемую информацию в интернете, мы судорожно обращаемся к всевозможным самоучителям, доступным на прилавках любого книжного магазина. Но и здесь, увы, нас ждет разочарование. Как таковая литература по описанию процессов логистики отсутствует. Можно поискать информацию в смежных изданиях, например, по бухгалтерскому учету. Неплохой видится работа [3], содержащая описание учета транспортных расходов, возвратов и агентской схемы, однако как таковой перечень процессов логистики не приводится.

Если речь идет о логистике, то необходимо упомянуть и всевозможные учебные пособия. Например, в книге [4] затрагивается широкий спектр вопросов касательно закупки, сбыта, управления запасами и складами, а также транспортировки. Видимо, перед авторами не стояла задача описания бизнес-процессов применительно к России, поэтому описание закупок сводится к «заключили – заказали – получили – рассчитали».

Использование SAP ERP для управления процессами закупки дает о себе знать. Функциональные возможности системы достигли таких масштабов, что на каждый модуль системы (логистика, финансы, кадры, недвижимость и др.) существуют отдельные обучающие курсы. Снабжение товаров и материалов по давальческой и консигнационной схемам приводятся в тренинге [5]. Однако описания вида «необходимо закупить материалы по консигнационной схеме» не всегда позволяют понять суть бизнес-процесса, предпосылки и требования.

Обращаясь к научным статьям, типовые бизнес-процессы логистики и финансов приводятся в [6]. Однако статья посвящена исключительно задачам выявления объектов интеграции указанных модулей, первоначально сформулированных работой [7]. Обзор литературных источников показывает отсутствие надлежащего описания бизнес-процессов логистики закупки применительно к деятельности российского предприятия. Остановимся на данном вопросе подробнее.

2. Детальный обзор процессов логистики закупки

Готовая продукция, материалы, полуфабрикаты, сырье и спецодежда, а также работы и услуги, закупаемые или производимые предприятием, определяется термином номенклатура [8]. Группы закупаемых номенклатур приведены на рис.1. Материалы, полуфабрикаты, сырье (далее МПЗ) и спецодежда используются для собственных потребностей предприятия и целей производства; результатом производства служит готовая продукция, подлежащая дальнейшей реализации; товары в отличие от готовой продукции закупаются у поставщиков для перепродажи клиентам.

Читайте также:  Оборудование для наплавки валков

 Разновидности номенклатур логистики закупки

Рис. 1. Разновидности номенклатур логистики закупки

Отличительной особенностью номенклатурной группы оборудования является несоизмеримо большая стоимость и расчет амортизации для последующих налоговых выплат. Оборудование чаще всего используется для строительства объектов, не случайно разделение видов оборудования по признаку вхождения в смету строительства.

Третья номенклатурная группа включает работы и услуги, закупаемые предприятием, например, обеспечение связи и электроэнергии, консалтинговые услуги и др. С бухгалтерской точки зрения, указанные номенклатурные группы различаются счетами наличия, используемыми в бухгалтерских проводках при регистрации накладных и актов выполненных работ и оказанных услуг.

Целесообразно рассмотреть бизнес-процессы логистики закупки отдельно для каждой номенклатурной группы. Детальный обзор типовых процессов закупки товаров, МПЗ, спецодежды, оборудования, работ и услуг, а также закупок по консигнационной, давальческой, агентской и импортной схемам приводится в последующих разделах статьи (рис.2).

 Перечень рассматриваемых бизнес-процессов логистики закупки

Рис. 2. Перечень рассматриваемых бизнес-процессов логистики закупки

Cитуацию на смежном рынке ERP-систем. Впечатляет объем разработок SAP, стандартные решения представлены для таких мобильных операционных систем, как iOS, Android, Windows 8, Mobile и Phone. Дальнейшее развитие мобильных решений SAP видится в разработке приложений, покрывающих функционал всевозможных классов корпоративных информационных систем.

2.1. Закупка товаров, материально-производственных запасов и сырья

Снабжение товаров, МПЗ и спецодежды начинается с формирования документа закупки, в котором указываются поставщик, номер, количество, договорная стоимость и планируемая дата поставки номенклатуры. Документ закупки является аналогом контракта и формируется в системе SAP после фактического заключения договора.

Закупаемая номенклатура может доставляться как поставщиком, так и заказчиком самостоятельно. В последнем случае необходимо наличие доверенности на получение ТМЦ (формы М2, М2а). Поставляемая номенклатура сопровождается первичными документами, выписанными поставщиком в зависимости от использования транспорта (форма 1-Т) и вида номенклатуры (формы Счет-фактура, ТОРГ-12, М-15).

Поступившая номенклатура проверяется кладовщиком. Фактическое количество отражается в формах М-4, М-7 или ТОРГ-1, ТОРГ-2, передаваемых позже материально-ответственным лицом (далее МОЛ) в отдел бухгалтерии. Оприходование номенклатуры выполняется на основе сопроводительных документов поставщика. Формируются бухгалтерские проводки

Дт 41*/10* Кт 15* — Закупочная стоимость номенклатуры; (1а)

Дт 15* Кт 60* — Закупочная стоимость номенклатуры; (1б)

Дт 19* Кт 60* — НДС (1в)

Дт 33*/31* Кт 444* — Закупочная стоимость номенклатуры; (2а)

Дт 444* Кт 44* — Закупочная стоимость номенклатуры; (2б)

Дт 41* Кт 44* — НДС (2в)

в зависимости от номенклатуры, а также использования российского (1) или международного плана счетов (2). Использование перерасчетных SAP счетов (15*, 444*) позволяет разделить этапы оприходования номенклатуры (1а, 2а) и формирования кредиторской задолженности (1б-1в, 2б-2в), выполняемые соответственно кладовщиком и бухгалтером. Сальдо перерасчетных счетов на конец периода должно быть равно нулю.

Список используемых формуляров при закупке товаров, МПЗ и спецодежды приведен в табл.1. Ниже дана модель бизнес-процесса закупки товаров, МПЗ и спецодежды на основе подхода «Swimmer lanes», приведенного в [9] (рис.3).

Таблица 1. Формуляры закупки товаров, МПЗ и спецодежды

Модель бизнес-процесса закупки товаров, МПЗ и спецодежды в системе SAP ERP

Рис. 3. Модель бизнес-процесса закупки товаров, МПЗ и спецодежды в системе SAP ERP

2.2. Закупка оборудования

Закупка оборудования ведется по схожей со снабжением товаров, МПЗ и спецодежды схеме. После заключения договора в системе SAP регистрируется документ закупки с указанием соответствующих атрибутов контракта. Созданию документа закупки предшествует регистрация карточки основного средства (далее ОС) в случае снабжения оборудования, не требующего монтажа.

Процесс приемки и фактурирования зависит от вида закупаемого оборудования. Так, оборудование, требующее монтажа, приходуется (согласно форме ОС-14) и хранится на складе аналогично товарам, МПЗ и спецодежде. Бухгалтерские проводки вида

Дт 07* Кт 15* — Закупочная стоимость оборудования; (3а)

Дт 15* Кт 60* — Закупочная стоимость оборудования; (3б)

Дт 19* Кт 60* — НДС (3в)

Дт 26* Кт 444* — Закупочная стоимость оборудования; (4а)

Дт Кт 444* Кт 44* — Закупочная стоимость оборудования; (4б)

Дт 41* Кт 44* — НДС (4в)

формируются в момент оприходования и регистрации входящего счета-фактуры кладовщиком и бухгалтером соответственно (рис.4). Иначе обстоит дело с оборудованием, не требующим монтажа.

Осмотр и приемка оборудования, не требующего монтажа, осуществляется МОЛ, согласно первичным документам вида ТОРГ-12, ОС-1, ОС-1а или ОС-1б. Оприходование оборудования в системе SAP выполняется бухгалтером при создании входящего счета-фактуры со ссылкой на документ закупки. При этом генерируются бухгалтерские проводки

Дт 08* Кт 60* — Закупочная стоимость; (5а)

Дт 19* Кт 60* — НДС (5б)

Дт Кт 27* Кт 44* — Закупочная стоимость; (6а)

Дт 41* Кт 44* — НДС. (6б)

Необходимость формирования карточки ОС, отсутствие этапа оприходования оборудования на склад и, как следствие, проводки вида (3а, 4а) отличает реализацию процесса закупки оборудования, не требующего монтажа в системе SAP ERP (рис.5). Табл.2 содержит список формуляров закупки оборудования.

Таблица 2. Перечень формуляров закупки оборудования

 Модель бизнес-процесса закупки оборудования, требующего монтажа, в нотации IDEF0

Рис. 4. Модель бизнес-процесса закупки оборудования, требующего монтажа, в нотации IDEF0

Модель бизнес-процесса закупки оборудования, не требующего монтажа, в нотации IDEF0

Рис. 5. Модель бизнес-процесса закупки оборудования, не требующего монтажа, в нотации IDEF0

2.3. Закупка работ и услуг

Отличительной особенностью закупки работ и услуг (далее РиУ) является необходимость указания в закупочном заказе как атрибутов договора, так и объектов контировки. Контировка задается местом возникновения затрат (далее МВЗ) или внутренним контроллинговым заказом (далее СО-заказ). В случае закупки РиУ, затраты которых должны распределиться пропорционально по отделам предприятия, разумно использовать МВЗ (иерархия МВЗ отражает организационную структуру компании). СО-заказы применяются при перевыставлении РиУ клиентам, кроме того, допускается использование заказов для отнесения понесенных затрат на производство конкретной номенклатуры.

Следуя заключенному договору, поставщик оказывает РиУ заказчику (рис.6). Контроль полноты и качества выполненных работ и оказанных услуг осуществляется МОЛ и закрепляется подписью в сопроводительных документах (табл.3). Подписанные документы передаются в отдел бухгалтерии для формирования бухгалтерских проводок приемки РиУ и регистрации входящего счета-фактуры

Дт 30* Кт 17* — Закупочная стоимость РиУ; (7а)

Дт 17* Кт 601* — Закупочная стоимость РиУ; (7б)

Дт 19* Кт 601* — НДС (7в)

Дт 26* Кт 444* — Закупочная стоимость РиУ; (8а)

Дт Кт 444* Кт 441* — Закупочная стоимость РиУ; (8б)

Дт 41* Кт 441* — НДС (8в)

согласно российскому стандарту бухгалтерского учета (далее РСБУ) и международному стандарту финансовой отчетности (далее МСФО), соответственно (7, 8). Сальдо перерасчетных счетов (17*, 444*), как и в случае закупки товаров, МПЗ и спецодежды, на конец периода должно быть равно нулю. Использование отдельных субсчетов 601* и 441* для выделения кредиторской задолженности при закупке РиУ является типичным бизнес-требованием и реализуется стандартным решением SAP (в ранних версия требуется расширение системы).

Таблица 3. Формуляры закупки работ и услуг

 Модель бизнес-процесса закупки работ и услуг в нотации IDEF3

Рис. 6. Модель бизнес-процесса закупки работ и услуг в нотации IDEF3

2.4. Закупка материально-производственных запасов по консигнационной схеме

Закупка МПЗ по консигнационной схеме подразумевает наличие запаса поставщика на складе заказчика, который принадлежит контрагенту до момента использования клиентом. Схему закупки отличает индикатор консигнации, устанавливаемый для каждой позиции закупаемой номенклатуры в заказе на закупку SAP. Поставляемая номенклатура подлежит контролю и дальнейшему складированию (форма МХ-1), однако, в отличие от обычной закупки товаров, МПЗ и спецодежды находится на балансе поставщика. В системе SAP приход номенклатуры осуществляется в особый вид запаса консигнация поставщика без генерирования бухгалтерских проводок (рис.7).

В зависимости от потребностей заказчика осуществляется перемещение номенклатуры из консигнационного запаса в свободно используемый. Переход права собственности сопровождается печатью формуляра М-4 (табл.1) и формированием бухгалтерских проводок (1а, 2а). Счет-фактура выставляется в конце периода на весь объем перемещенных МПЗ из консигнационного запаса поставщика в свободно используемый запас заказчика. Регистрация входящего счета-фактуры в учетной системе SAP осуществляется бухгалтером и приводит к формированию проводок вида (1б-1в, 2б-2в).

Модель бизнес-процесса закупки МПЗ по консигнационной схеме в нотации WFD

Рис. 7. Модель бизнес-процесса закупки МПЗ по консигнационной схеме в нотации WFD

2.5. Закупка товаров по давальческой схеме

Особенность закупки товаров по давальческой схеме заключается в следующем. Заключается договор, согласно которому подрядчик обязуется выполнить производство продукции из компонентов заказчика. Договор отражается заказом на закупку SAP, содержащим номер производимой номенклатуры и стоимость услуг подрядчика. Индикатор давальческой схемы закупки устанавливается для каждой позиции номенклатуры.

Согласно условиям договора заказчик должен передать подрядчику компоненты, необходимые для производства продукции. На основе закупочного заказа создается документ исходящей поставки. Система SAP автоматически определяет компоненты путем разузлования спецификации производимой номенклатуры и перемещает их в особый запас давальческой схемы (рис.8).

Исходящая поставка необходима для печати формуляра М-15, содержащего перечень передаваемых подрядчику компонентов. Используя полученные компоненты, подрядчик начинает производство продукции. По окончании производства номенклатура отправляется заказчику (формы ТОРГ-12, 1-Т, Акт сдачи-приемки услуг, Счет-Фактура). Регистрация прихода произведенной номенклатуры ведется ответственным МОЛ и сопровождается списанием компонентов, переданных в особый запас подрядчика, регистрацией оказанных РиУ, а также бухгалтерскими проводками по РСБУ (9), МСФО (10)

Дт 31* Кт 10* — Стоимость списанных компонентов; (9а)

Дт 35* Кт 15* — Стоимость услуг подрядчика; (9б)

Дт 41* Кт 20* — Стоимость произведенной номенклатуры (9в)

Дт 801* Кт 32* — Стоимость списанных компонентов; (10а)

Дт 8005* Кт 444* — Стоимость услуг подрядчика; (10б)

Дт 33* Кт 82* — Стоимость произведенной номенклатуры. (10в)

Сопроводительные документы (табл.4) передаются в бухгалтерию для регистрации входящего счета-фактуры. Ответственным сотрудником генерируются бухгалтерские РСБУ и МСФО проводки вида (11, 12)

Дт 15* Кт 601* — Стоимость услуг подрядчика; (11а)

Дт 19* Кт 601* — НДС (11б)

Дт 444* Кт 441* — Стоимость услуг подрядчика; (12а)

Источник