Меню

Учет оборудования в эксель



Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как автоматизировать учет техники средствами VBA Excel

Продолжим тему, связанную с фирмой, которая занимается поставкой и ремонтом сложной строительной техники. В данном случае нас будет интересовать именно учет продаж машин. Разработка будет представлять новую автоматизированную книгу Microsoft Excel, и поэтому начнем работу с ее создания. На рис. 3.15 показан первый лист, который содержит данные о моделях предлагаемой техники. Столбец Код мы используем для обеспечения уникальности модели.

Рис. 3.15. Лист с информацией об имеющихся моделях

Рис. 3.15. Лист с информацией об имеющихся моделях

Для внесения нового названия модели мы воспользуемся формой, показанной на рис. 3.16. Вызов ее производится программно с помощью щелчка на кнопке Добавить новое название. Необходимая для этого процедура представлена в листинге 3.10. Из текста процедуры видно, что для значения свойства Name выбрано AddMod.

‘ Листинг 3.10. Обработка щелчка на кнопке Добавить новое название Private Sub CommandButton1_Click() AddMod.Show End Sub

Форма на рис. 3.16 включает несколько элементов управления. Два элемента Label играют поясняющую роль для соответствующих текстовых окон. Для текстового окна, отводимого под код модели, в качестве значения свойства Name выбрано Cod. Нижнее текстовое окно отводится для названия модели (Name Nazv). Еще один элемент на форме — кнопка (Name — Coml), которая позволяет добавить указанную новую модель на лист.

Рис. 3.16. Форма для добавления новой модели техники

Рис. 3.16. Форма для добавления новой модели техники

Добавление модели производится с помощью процедуры, представленной в листинге 3.11. Обработка проверяет уникальность кода, и при положительном ответе информация записывается на лист Модели.

‘ Листинг 3.11. Обработка щелчка на кнопке Добавить модель Private Sub Com1_Click() If Cod.Text = «» Then MsgBox («Поле КОД необходимо заполнить») Exit Sub End If If Nazv.Text = «» Then MsgBox («Поле названия необходимо заполнить») Exit Sub End If Nom = 0 While Worksheets(«Модели»).Cells(Nom + 2, 2).Value <> «» Nom = Nom + 1 Wend For i = 1 To Nom CodList = Worksheets(«Модели»).Cells(i + 1, 1).Value If CStr(CosList) = CStr(Cod.Text) Then MsgBox («Такой код модели уже встречался») Exit Sub End If Next Worksheets(«Модели»).Cells(i + 1, 1).Value = Cod.Text Worksheets(«Модели»).Cells(i + 1, 2).Value = Nazv.Text MsgBox («Информация внесена») AddMod.Hide End Sub

На рис. 3.17 продемонстрирован один из вариантов заполнения информации о модели.

Рис. 3.17. Заполнение информации о новой модели в форме

Рис. 3.17. Заполнение информации о новой модели в форме

Добавим небольшой сервис — при активизации формы в текстовое окно для указания кода обеспечим внесение кода модели предыдущей записи. Для этого процедуру UserForm_Activate необходимо оформить так, как показано в листинге 3.12.

‘ Листинг 3.12. Процедура, выполняемая при активизации формы на рис. 3.16 Private Sub UserForm_Activate() Nom = 0 While Worksheets(«Модели»).Cells(Nom + 2, 1).Value <> «» Nom = Nom + 1 Wend NumPred = Worksheets(«Модели»).Cells(Nom + 1, 1).Value Cod.Text = NumPred End Sub

Теперь перейдем к следующему листу (рис. 3.18), который будет хранить информацию о номенклатуре (конкретных серийных номерах моделей). Здесь данные в столбце Код модели представляют значения уникальных кодов, содержащихся на листе Модели.

Рис. 3.18. Организация листа Номенклатура

Рис. 3.18. Организация листа Номенклатура

Щелчком на кнопке Добавить открывается форма (рис. 3.19), которая позволяет добавить в перечень номенклатуры еще одну позицию. Для начала потребуется оформить процедуру, выполняемую по щелчку на кнопке Добавить на рис 3.18 (листинг 3.13).

‘ Листинг 3.13. Обработка щелчка на кнопке, расположенной на листе Номенклатура Private Sub CommandButton1_Click() AddSerNum.Show End Sub

Теперь перейдем к процедурам, непосредственно связанным с формой на рис. 3.19. Первая процедура (листинг 3.14), которая потребуется, выполняется при открытии данной формы.

‘ Листинг 3.14. Процедура, выполняемая при активизации формы Private Sub UserForm_Activate() Nom = 0 While Worksheets(«Модели»).Cells(N + 2, 1).Value <> «» N = N + 1 Wend Spk.Clear For i = 1 To N Spk.AddItem Worksheets(«Модели»).Cells(i + 1, 2).Value Next End Sub

Рис. 3.19. Форма для добавления записи на лист Номенклатура

Рис. 3.19. Форма для добавления записи на лист Номенклатура

Таким образом, список моделей на форме заполнен, и пользователь, выбрав модель, может внести в текстовое окно ее серийный номер. После этого осталось щелкнуть на кнопке Добавить (Name — OK), а необходимая процедура обработки щелчка на данной кнопке приведена в листинге 3.15.

‘ Листинг 3.15. Процедура внесения очередной записи на лист Номенклатура Private Sub OK_Click() If Spk.ListIndex = -1 Then MsgBox («He указана модель») Exit Sub End If ‘ Индекс списка, который соответствует выбранной модели NomMod = Spk.ListIndex ‘ Извлечение кода модели KodModel = Worksheets(«Модели»).Cells(NomMod + 2, 1).Value ‘ Считывание серийного номера из текстового окна на форме NumberSer = SerNum.Text ‘ Подсчет строк на листе Номенклатура N = 0 While Worksheets(«Номенклатура»).Cells(N + 2, 1).Value <> «» N = N + 1 Wend ‘ Запись информации о модели и новом серийном номере Worksheets(«Номенклатура»).Cells(N + 2, 1).Value = KodModel Worksheets(«Номенклатура»).Cells(N + 2, 2).Value = Number.Ser Hide End Sub

Технически наиболее трудоемкая задача заключается в заполнении бланка заказа (рис. 3.20). Для облегчения труда сотрудников офиса мы создадим дополнительный лист управления, который представлен на рис. 3.21. Он позволит, используя имеющиеся данные на разных листах книги, эффективно, с минимальной потерей времени производить заполнение списка заказа.

Рис. 3.20. Структура списка заказа

Рис. 3.20. Структура списка заказа

При активизации листа, представленного на рис. 3.21, мы произведем заполнение поля со списком моделей (Name — Spk1). Далее пользователь, выбрав в этом списке необходимую модель, автоматически получает (за счет процедуры Spk1_Click) в правом поле со списком (Name — Spk2) перечень имеющихся серийных номеров. Теперь ему осталось выбрать конкретный серийный номер и щелчком на кнопке Включить добавить запись на лист Бланк. Перейдем к технической реализации рассмотренных действий. Первая процедура, которая нам понадобится для реализации описанного плана, выполняется при активизации листа (листинг 3.16).

‘ Листинг 3.16. Процедура, выполняемая при активизации листа Управление Private Sub Worksheet_Activate() N = 0 While Worksheets(«Модели»).Cells(N + 2, 1).Value <> «» N = N + 1 Wend Spk1.Clear For i = 1 To N Spk1.AddItem Worksheets(«Модели»).Cells(i + 1, 2).Value Next Spk2.Clear End Sub

При выборе пользователем необходимой модели с помощью щелчка в поле со списком Spk1 автоматически выполняется процедура Spk1_Click, которая приводит к заполнению на листе Управление (см. рис. 3.21) правого списка (Spk2) серийными номерами выбранной модели. Для этого требуется оформить процедуру Spk1_Click в соответствии с листингом 3.17. Здесь последовательно перебираются все серийные номера на листе Номенклатура, и при нахождении серийного номера, относящегося к указанной модели, он включается в поле со списком Spk2.

Для удобства мы сделали автоматическое выделение в списке серийных номеров первого (самого верхнего) элемента:

If Spk2.ListCount > 0 Then Spk2.ListIndex = 0 End If

Таким образом, мы обеспечили пользователю выбор модели машины и ее серийного номера.

‘ Листинг 3.17. Процедура, выполняемая при щелчке на списке моделей rivate Sub Spk1_Click() Kod = Worksheets(«Модели»).Cells(Spk1.ListIndex + 2, 1).Value N = 0 While Worksheets(«Номенклатура»).Cells(N + 2, 1).Value <> «» N = N + 1 Wend Spk2.Clear For i = 1 To N If Worksheets(«Номенклатура»).Cells(i + 1, 1).Value = Kod Then Spk2.AddItem Worksheets(«Номенклатура»).Cells(i + 1, 2).Value End If Next If Spk2.ListCount > 0 Then Spk2.ListIndex = 0 End If End Sub

Рис. 3.21. Организация листа Управление, предназначенного для заполнения бланка

Рис. 3.21. Организация листа Управление, предназначенного для заполнения бланка

Теперь, когда определены модель машины и ее серийный номер, следует включить указанную позицию в бланк заказа (лист Бланк). Однако, кроме включения, указанная позиция должна быть удалена с листа Номенклатура. В листинге 3.18 представлена необходимая для этого процедура, которая выполняется при щелчке на кнопке Включить.

‘ Листинг 3.18. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Включить Private Sub OK_Click() ‘ Подсчет имеющихся записей в заказе на листе Бланк Nzakaz = 0 While Worksheets(«Бланк»).Cells(Nzakaz + 5, 1).Value <> «» Nzakaz = Nzakaz + 1 Wend ‘ Подсчет имеющихся записей на листе Номенклатура N = 0 While Worksheets(«Номенклатура»).Cells(N + 2, 1).Value <> «» N = N + 1 Wend ‘ Извлечение кода модели указанной в поле со списком Spk1 Kod = Worksheets(«Модели»).Cells(Spk1.ListIndex + 2, 1).Value ‘ Обработка указанной модели с выбранным серийным номером For i = 1 To N If Worksheets(«Номенклатура»).Cells(i + 1, 1).Value = Kod _ And Worksheets(«Номенклатура»).Cells(i + 1, 2).Value = Spk2.Text Then ‘ Запись нового номера позиции в списке заказа Worksheets(«Бланк»).Cells(Nzakaz + 5, 1).Value = Nzakaz + 1 ‘ Внесение названия модели Worksheets(«Бланк»).Cells(Nzakaz + 5, 2).Value = Spk1.Text ‘ Внесение серийного номера Worksheets(«Бланк»).Cells(Nzakaz + 5, 3).Value = Spk2.Text ‘ Удаление строки с указанным серийным номером на листе Worksheets(«Номенклатура»).Row(i + 1).Delete Exit For End If Next ‘ Очистка списка Spk2 и повторное заполнение его серийными номерами Spk2.Clear For i = 1 To N If Worksheets(«Номенклатура»).Cells(i + 1, 1).Value = Kod Then Spk2.AddItem Worksheets(«Номенклатура»).Cells(i + 1, 2).Value End If Next If Spk2.ListCount > 0 Then Spl2.ListIndex = 0 End If End Sub

Читайте также:  Текущий и капитальный ремонт оборудования отличия законодательная база

Здесь после включения указанного серийного номера модели в список заказа производится повторное заполнение списка серийных номеров и активизация верхнего элемента поля со списком. Это действие можно также реализовать меньшим количество строк программного кода:

Spk2.Delete Spk2.ListIndex If Spk2.ListCount > 0 Then Spk2.ListIndex = 0 End If

На рис. 3.22 представлен заполненный вариант бланка заказа. Разумеется, рассмотрешгая задача подразумевает развитие, которое является достаточно индивидуальным для каждой организации.

Рис. 3.22. Вариант заполненного бланка заказа

Рис. 3.22. Вариант заполненного бланка заказа

Источник

Бесплатные шаблоны управления инвентарём в Excel

Эффективный процесс управления инвентарём имеет крайне важное значение при ведении бизнеса. Подобный процесс можно использовать и дома: для документирования имеющегося домашнего имущества для страховых целей, отслеживания сданных на хранение личных вещей или планирования, какое количество продуктов и напитков необходимо для мероприятия. Во всех этих случаях отслеживание имеющегося инвентаря поможет вам быть организованнее. Компании также получают преимущества от учёта инвентаря, так как отслеживая, какие элементы инвентаря пользуются большим спросом, и контролируя потенциальные излишки товара на складах, можно обеспечить более непрерывное выполнение бизнес-операций.

Чтобы сэкономить вам время и денежные средства, мы собрали здесь ключевые шаблоны для управления инвентарём в Microsoft Excel, любой из которых вы можете загрузить бесплатно. Эти шаблоны легки в использовании, могут быть индивидуализированы для нужд вашего бизнеса или домашнего проекта, а также совместимы с Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013. Вы также узнаете, как применять шаблоны для управления инвентарём в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, который более прост в использовании, чем Excel.

Преимущества от использования шаблонов управления инвентарём

Бесплатные шаблоны, которые вы найдёте ниже, отличаются друг от друга в зависимости от того, о каком инвентаре идёт речь – об основных бизнес-средствах, личном имуществе, запасах пищевых продуктов и т.д. Тем не менее у всех этих шаблонов есть основные общие преимущества, которые становятся доступны при их использовании:

  • Просмотр текущего уровня инвентаря: с помощью шаблона можно легко представить, сколько продуктов различного типа имеется в наличии на текущий момент, а это необходимо, чтобы бизнес-операции выполнялись непрерывно.
  • Управление повторными заказами: с помощью отслеживания инвентаря вы сможете аккуратно определять, какие продукты необходимо заказать повторно, а также какие продукты были сняты с производства.
  • Создание бизнес-статистики: просматривайте модели продаж, определяйте хиты продаж, а также отслеживайте ваших ключевых поставщиков и продавцов.
  • Защита инвестиций: эта функция может использоваться на индивидуальном уровне для страхования личного имущества, а также на уровне компаний для отслеживания компьютерного программного обеспечения, инструментов, оборудования или продукции. Если вы знаете, что у вас есть в наличии, где всё расположено и сколько всё стоит, вы сможете держать под контролем ваши основные средства и вовремя выполнять обновления.
  • Экономия времени и денежных средств: эта функция особенно полезна для мелкого бизнеса, так как шаблон позволяет быстро вводить данные и получать доступ к сведениям о продукции и заказах, а также имеет персонализируемый формат, который можно будет менять по мере развития бизнеса.

See how Smartsheet can help you be more effective

Watch the demo to see how you can more effectively manage your team, projects, and processes with real-time work management in Smartsheet.

Источник

Как в Excel вести учет товара просто и без хлопот. Аналитика складских остатков и прогноз закупок

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

Это материал служит продолжением серии моих предыдущих статей по эффективному управлению товарными запасами. Сегодня мы разберем тему, как в excel вести учет товара. Как в одну таблицу excel свести товарные остатки, заказы, ранее заказанные товары, АВС анализ и так далее.

Несомненно, эту статью можно рассматривать, как отдельный материал для учета и планирования товара и его запасов в excel. Я постараюсь все наглядно и просто показать, избегая макросов.

  • Excel, как отличный инструмент учета товара
  • Как в excel вести учет товара, самый простой шаблон
  • Как в excel вести учет товара с учетом прогноза будущих продаж
  • Расстановка в excel страхового запаса по АВС анализу
  • Учет в excel расширенного АВС анализа

Аналитика в Excel

Итак, все начинается даже не с аналитики, а просто с упорядочивания данных по товарам. Excel, это отличный инструмент, для подобных задач. Лучшего пока не придумали. По крайней мере для малого и среднего бизнеса, это самый эффективный и доступный метод ведения товарных остатков, не говоря об аналитике запасов, АВС анализа, прогноза будущих закупок и так далее.

Мы начнем с самого простого. Затем будет углубляться и расширять возможности ведения товарного учета в excel. Каждый выберет, на каком уровне будет достаточно для своей работы.

Как в Excel вести учет товара, простой шаблон

Начинаем с самого простого, а именно с того, когда организация собирает заявки с магазинов и нужно свести заказы воедино, сделать заказ поставщику. (см. рис 1)

В столбце Е, с помощью простой формулы мы сведем заявки с наших разных клиентов. Столбец F, это наш нескончаемый остаток или страховой запас. В столбец G мы получим данные, сколько нам потребуется заказать поставщику исходя из наших остатков, заявок магазинов и страхового запаса.

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

Рисунок 1. сводная таблица

Синяя стрелка указывает на закладки, где «Заказчик 1», «Заказчик 2» и так далее. Это заявки с наших магазинов или клиентов, см рис 2 и рас. 3. У каждого заказчика свое количество, в нашем случае, единица измерения — в коробах.

kak-v-excel-vesti-uchet-tovaraРис 2. Заказчик 1 kak-v-excel-vesti-uchet-tovaraРис 3. Заказчик 2

Теперь мы можем рассмотреть, как в excel вести учет товара, когда требуется свести заявки в одну таблицу. С помощью простой формулы, в первую очередь, мы сводим все заявки с магазинов в столбец Е., см рис 4.

=(‘заказчик 1′!D2+’заказчик 2’!D2)

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

рис.4 . Свод заказов в столбец E

Протягиваем формулу вниз по столбцу Е и получаем данные по всем товарам. см. рис 5. Мы получили сводную информацию со всех магазинов. (здесь учтено только, 2 магазина, но думаю, суть понятна)

Читайте также:  Оборудование для производство ковриков для автомобилей

рис.5

Теперь у нам остается учесть товарные остатки, и заданный минимальный страховой запас для того, что бы сделать заказ поставщику на нужное нам количество. Также прописываем простую формулу:

=(D2-E2)-F2

протягиваем формулу вниз по столбцу и получаем к заказу поставщику 1 короб по муке предпортовой. По остальным товарам есть достаточный товарный запас.

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

рис. 6 к заказу поставщику

Обратите внимание, что F (страховой запас) мы также вычли из остатка, что бы он не учитывался в полученных цифрах к заказу.

Повторюсь, здесь лишь суть расчета.

Мы понимаем, что заказывать 1 короб, наверное нет смысла. Наш страховой запас, в данном случае не пострадает из-за одной штуки.

Теперь, мы переходим к более сложным расчетам, когда мы будем основываться на анализе продаж прошлых периодов, с учетом расширенного АВС анализа, страхового запаса, товаров в пути и так далее.

Как в Excel вести учет товара на основе продаж прошлых периодов

Как управлять складскими запасами и строить прогноз закупок в Excel основываясь на продажах прошлых периодов, применяя АВС анализ и другие инструменты, это уже более сложная задача, но и гораздо более интересная.

Я здесь также приведу суть, формулы, логику построения управления товарными запасами в Excel.

Итак, у мы выгружаем с базы средние продажи в месяц. Пока в данном варианте будем считать, что они стабильны.

рис 7. средние продажи в месяц

Далее их подтягиваем средние продажи в столбец G нашего планировщика, то есть в сводный файл.

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

Рис. 8. Сводный аналитический файл

Делаем это с помощью формулы ВПР.

=ВПР(A:A;’средние продажи в месяц’!A:D;4;0)

Суть этой формулы заключается в том, что требуемые данные подтягиваются по уникальному коду или другому значению, не зависимо от того, в каком порядке они находятся в источнике денных.

Также мы можем подтянуть и другие требуемые данные, например нужную нам информацию, что уже везется нам поставщиком, как товары в пути. Мы их также обязательно должны учесть.

В итоге, у нас получается вот такая картина:

Первое. Средние продажи в месяц, мы превратили, в том числе для удобства в средние продажи в день, простой формулой = G/30,5 (см. рис 9). Средние продажи в день — столбец H

рис 9. сводный заполненный файл

Второе. Мы учли АВС анализ по товарам. И ранжировали страховой запас относительно важности товара по рейтингу АВС анализа. (Эту важную и интересную тему по оптимизации товарных запасов мы разбирали в предыдущей статье)

По товарам рейтинга А, (где А — наиболее прибыльный товар) мы заложили страховой запас в днях относительно средних дневных продаж в 14 дней. Смотрим первую строку и у нас получилось:

3 коробки продажи в день *14 дней продаж = 42 дня. (41 день у нас потому, что Excel округлил при расчете 90 коробов в месяц/30,5 дней в месяце). См. формулу

=(H2*14)

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

рис. 10. страховой запас по товарам категории А

Третье. По рейтингу товара В, мы заложили 7 дней страхового запаса. См рис 11. ( По товарам категории С мы заложили страховой запас всего 3 дня)

Рис 11. Страховой запас по товарам категории В

Вывод

Таким образом, сахарного песка (см. первую строчку таблицы) мы должны заказать 11 коробов. Здесь учтены 50 коробов в пути, 10 дней поставки при средних продажах 3 короба в день).

Товарный остаток 10 коробов + 50 коробов в пути = 60 коробов запаса. За 10 дней продажи составят 30 коробов (10*3). Страховой запас у нас составил 41 короб. В итоге, 60 — 30 — 42 = минус 11 коробов, которые мы должны заказать у поставщика.

Для удобства можно (-11) умножить в Ecxel на минус 1. Тогда у нас получиться положительное значение.

Конечно, здесь показал только образец и суть как вести учет товара и запасов в Excel. Но уже большой шаг вперед относительно субъективных ощущений и возможностей небольших предприятий. И все можно детализировать и уточнять. В следующей главе мы рассмотрим это.

Складской учет товаров в Excel с расширенным АВС анализом.

Складской учет товаров в Excel можно делать аналитически все более углубленным по мере навыков и необходимости.

В предыдущей главе мы использовали для удовлетворения спроса покупателя и оптимизации страхового запаса, АВС анализ, когда по категории А мы сделали бОльший страховой запас, а по категории С, — минимальный страховой запас. Если в первой главе, ( в самом простом варианте) страховой запас мы создали вручную, во второй главе — отталкивались от среднедневных продаж. Страховой запас формировали в днях. Об этом более подробно мы говорили в моей предыдущей статье.

Здесь АВС анализ сделаем более углубленным, что поможет нам быть еще более точным.

Если ранжирование товара по АВС анализу, у нас велось с точки зрения прибыльности каждого товара, где А, это наиболее прибыльный товар, В — товар со средней прибыльностью и С — с наименьшей прибыльностью, то теперь АВС дополнительно ранжируем по следующим критериям:

«А» — товар с каждодневным спросом

«В» — товар со средним спросом ( например 7-15 дней в месяц)

«С» — товар с редким спросом ( менее 7 дней в месяц)

Этот же принцип можно использовать не по количеству дней в месяце, а по количеству месяцев в году.

И еще зададим один критерий. Это количество обращений к нам, к поставщику.

Здесь количество обращений, это сколько отдельных заказов, покупок было сделано по каждому товару не зависимо от количества, стоимости и прибыльности товара. Здесь мы видим картину, насколько наши покупатели часто обращаются к нам по каждому товару. Об этом подробно говорили в моей статье «Прогноз спроса в управлении товарными запасами. Анализ XYZ и другие инструменты эффективного анализа»

А” – количество обращений от 500 и выше

В” – 150 – 499 обращений.

С” – менее 150 обращений в месяц.

В итоге, товары имеющие рейтинг ААА, это самый ТОП товаров, по которым требуется особое внимание.

Расширенный АВС анализ в таблице Excel

См. рис. 12. Мы выделили серым цветом столбцы, где учли товар по АВС в части постоянного спроса в днях и по количеству обращений. Также эти данные можем перенести из выгруженных данных нашей базы с помощью формулы ВПР.

Теперь у нас рейтинг АВС анализа видоизменился и это может привести нас к пересмотру страхового запаса.

Обратите внимание на выделенную зеленым первую строку. Товар имеет рейтинг ААА. Также смотрим на восьмую строку. Здесь рейтинг товара ВАА. Может имеет смысл страховой запас этого товару сделать больше, чем заданных 7 дней?

Для наглядности, так и сделаем, присвоив этому товару страховой запас на 14 дней. Теперь по нему страховой запас выше, чем это было ранее. 44 коробки против 22 коробок. См. рис. 11.

kak-v-excel-vesti-uchet-tovara

Рис. 12 Расширенный рейтинг АВС

А что на счет рейтинга «ССС»? Нужен ли по этому товару страховой запас? И вообще, при нехватке оборотных средств и площадей склада, нужен ли этот товар в нашей номенклатуре?

Читайте также:  Оборудование стоматологического кабинета по стандарту

Также интересно по товару с рейтингом САА.

Прибыль не высокая, но именно к нам идут за этим товаром. Я бы уделил также особое внимание этому товару. За счет его высокой оборачиваемости, достигаемой, в том числе, за счет его постоянного наличия, мы и повышаем прибыль.

Управление товарными запасами в Excel. Заключение

В аналитику Excel можно и включить товар с признаком сезонности. Можно включить сравнение отклонений заказов с наших филиалов или магазинов, когда мы сразу же увидим несоизмеримо маленький или большой заказ. Это защитит нас от дефицита или излишнего товарного запаса.

Не важно сколько машин или партий товаров у нас в пути, и когда по каждому поставщику свой цикл поставки. Можно учесть многое, что конечном счете, оптимизирует наши запасы и увеличивает чистую прибыль.

Это лишь степень владения Excel. Сегодня мы разбирали достаточно простые таблицы.

Одна из следующих моих публикаций, будет посвящена, как, с помощью нескольких простых формул Excel можно быстро обрабатывать большой массив данных.

Буду рад, если по вопросу, как в Excel вести учет товара, был Вам полезен.

Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Могу рассмотреть вариант взаимовыгодного сотрудничества по формированию и налаживанию учета товара и запасов в Excel. Эта работа для меня любима и интересна.

Источник

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Закрепить области.

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Для данных о поставщиках:

Поставщики.

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

Покупатели.

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Точки учета.

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

Номенклатура.

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1» . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Номенклатура.

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

Проверка значений.

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Параметры проверки.

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Список.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

Формула.

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Автозаполнение.

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Стоимость.

Формируем таблицу «Расход товаров».

Расход.

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Оборотная ведомость.

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Источник