Оборудование рабочего стола руководителя

Мебель в кабинет руководителя: важные аспекты выбора

При проектировании рабочего места руководителя основная задача — создать стильный, комфортный интерьер и, в то же время, практичный и строгий, позволяющий настроиться на ведение бизнеса. Интерьер должен быть удобным не только для самого директора, но и для гостей его офиса, будь то партнеры по бизнесу или подчиненные. Мебель подбирается в соответствии с общим стилевым направлением и сферой деятельности компании, а также с учетом вкуса самого руководителя.

Расстановка мебели: рекомендации по зонированию

Кабинет руководителя является многофункциональным помещением и представляет собой не только место для работы, но и территорию для встреч делового характера, переговоров, совещаний и отдыха. Разделение на зоны — отличное решение. Даже небольшая комната, умело зонированная, будет удобной и многофункциональной. Вот основные зоны, которые помогут правильно расставить мебель в кабинете руководителя.

• 1-я: основное место, где находится личное рабочее место с письменным или компьютерным столом, шкафами и полками для документов.
• 2-я: зона для деловых встреч и переговоров, где можно разместить большой стол, много стульев, демонстрационную доску, проектор.
• 3-я: зона отдыха или для неформальных встреч, в которой должен быть удобный диван, кресла и журнальный столик.

Дизайн кабинета руководителя: выберите соответствующий стиль

Стильно и со вкусом оформленный кабинет — это своеобразная визитная карточка компании. Естественно, что дизайн должен полностью соответствовать высокому статусу топ-менеджера.

Классический стиль

Классический стиль предусматривает мебель из натурального дерева, оригинальные аксессуары с элементами позолоты, кожаную обивку и ручную работу. Детали интерьера должны гармонировать между собой и оставлять только положительное впечатление у посетителей и сотрудников компании. Такой дизайн подчеркнет стабильность организации и сильное положение на рынке и в обществе.

Современный стиль

Для интерьера в современном стиле выбирайте нейтральные тона и качественные материалы. Используйте функциональную мебель, которая будет строгой и лаконичной. Никаких сложных, замысловатых дизайнов, все элементы просты.

Минимализм

Если взять большую комнату и поставить в ней минимум мебели, получится стиль минимализм. Его чаще всего выбирают молодые руководители, идущие в ногу со временем. Все лаконично и понятно. Минималистичный кабинет обычно оформляют в белых тонах.

Хай тек

Отличная идея для руководителя небольшой молодой компании. Подходит для компаний, которые имеют четкую, динамичную политику, современные инновационные технологии и стабильно высокие доходы. Используется мебель из стекла, пластика или металла.

Мебель в кабинет руководителя: основные элементы

Какой бы стиль для дизайна ни был выбран, мебель должна быть максимально качественной. Если этим пренебречь, впечатление о компании будет, мягко говоря, не самое лучшее. Выбирая офисную мебель, необходимо обратить внимание на несколько важных вещей, которые должны способствовать долгому сроку службы и подчеркивать статус владельца:

• эффектный презентабельный внешний вид;
• высококачественные материалы;
• наличие мебели из одного комплекта.

Стол руководителя

Обязательный элемент любого рабочего кабинета. Здесь размещается компьютер, телефон и другие деловые аксессуары. Обычно ставят по центру или у стены. Цель, которая традиционно стоит за рабочим столом руководителя, — произвести впечатление: когда клиенты или коллеги входят.

Кресло руководителя

Главный атрибут — удобное и дорогое кресло с хорошей обивкой. Наряду со столом, является символом статуса. Обычно выполняется из натуральной или искусственной кожи на прочном каркасе. Должно быть не только роскошным, но и иметь хорошие настройки, которые должным образом поддерживают тело во время долгих встреч или изнурительных рабочих сессий.

Офисные шкафы и тумбы

Основная функция — хранить документы и другие предметы. Являются частью интерьера и должны сочетать в себе практичность и элегантный дизайн. Стоит отметить, что шкафы для документов сегодня гораздо менее необходимы для большинства офисов, чем в прошлые годы. Многие документы передаются онлайн, а не на бумаге. И если офис имеет небольшую площадь, лучше не загромождать его большим количеством шкафов — достаточно гардероба и одного-двух для важных бумаг.

Стол переговоров

Необходим для встреч с деловыми партнерами. Это еще один показатель статуса компании. Может быть круглым, квадратным или овальным. Располагайте у окна или в другом хорошо освещенном месте, так как дневной свет позволяет максимально сосредоточиться на задачах.

Стулья для посетителей

Должны быть удобными, но не настолько, чтобы человек полностью расслабился и утратил концентрацию. И хотя это не самый захватывающий аспект кабинета, стулья являются одним из самых важных моментов, особенно для длительных встреч. Участники, партнеры или клиенты, будут благодарить вас, если в конце долгих обсуждений они все еще чувствуют себя комфортно.

Диван

Для приема гостей и неформальных переговоров предусмотрите уголок мягкой мебели. Здесь можно устроить небольшую встречу с важными посетителями. Также небольшой диванчик просто необходим, чтобы можно было расслабиться и отдохнуть во время перерыва. Идеально, если зона отдыха будет расположена в отдельной комнате или хотя бы визуально отделена. Низкий журнальный столик и удобная мягкая мебель — вот необходимый минимум для этой зоны.

Источник



Организация рабочего места руководителя

Для каждого предприятия важна правильная организация места работы сотрудников. Оно является начальным звеном в производственной структуре компании, необходимым для управления, обслуживания или собственно производства.

Грамотная организация рабочего пространства позволяет максимально эффективно использовать труд, средства и орудия производства, что в конечном итоге отражается на экономических результатах функционирования предприятия.

Место для работы руководителя является многофункциональным помещением в компании, представляя собой не только место для работы руководства, но и территорию для встреч делового характера, переговоров, совещаний и отдыха.

Организация такого типа пространства и его оборудование необходимыми элементами является непростой задачей, предусматривающей для своего решения творческий подход. Существуют и общие принципы, позволяющие обустроить не только функциональный, но и комфортный кабинет.

Стандартное разделение на зоны

Величина, планировка кабинета руководителя и размещаемое в нем оборудование находятся в прямой зависимости от характера деятельности и объема работ, выполняемого владельцем помещения.

Важно учитывать сферу деятельности компании и среднее количество ежедневных посетителей, необходимые для работы директору технические устройства и материалы, объемы документации, а также принято ли проводить совещания в кабинете директора или для подобных целей используется иное помещение.

Процедура организации рабочего места, предусматривающая мероприятия по его оснащению и размещению средств и предметов труда с учетом их функциональности, имеет целью:

• увеличение производительности труда пользователя;
• повышение качественных параметров его деятельности;
• поддержание рабочей формы (работоспособности) руководителя, уменьшение его утомляемости.

При зонировании помещения учитываются все перечисленные цели:

1. Первая зона отводится непосредственно под рабочий участок, место для работы с документами и информацией. Размер и форма стола подбирается с учетом размещения на нем необходимых устройств и вспомогательных приспособлений: канцелярских принадлежностей, телефонных аппаратов, мониторов. Стул должен быть подобран с возможностью поддержания физиологически правильной рабочей позы, не перегружая мышцы спины. Удобное сиденье позволит максимально сосредоточиться на выполняемой работе, не отвлекаясь на изменение позы.
2. Следующая зона выделяется для проведения встреч, совещаний. Оптимально размещение в ней полукруглого стола, позволяющего рассадить сотрудников на равном расстоянии от начальника, обеспечивая тем самым равный визуальный контакт и психологический комфорт присутствующих.
3. Еще одна зона – место отдыха, используемое для релаксации руководителя, а также для проведения встреч неформального характера. Специальные кресла с динамической посадкой позволяют располагаться в разных сбалансированных позах, благоприятствующих отдыху и восстановлению работоспособности организма.

Вопрос: Какая личная заинтересованность будет в случае, если руководитель организации всеми силами пытается спасти организацию и сохранить рабочие места? Стремится ли руководитель только лишь сохранить свое рабочее место?
Посмотреть ответ

Моменты, учитываемые при организации рабочего места

В кабинете руководящий сотрудник не только работает, но и регулярно проводит совещания и планерки с персоналом. Поэтому площадь рабочего помещения должна быть более 20 м 2 , а форма предпочтительно прямоугольная при соотношении сторон 2:1.

Мебель следует подбирать не только с учетом антропометрических показателей, но и с учетом возможности ее рационального размещения и сочетания с другими элементами оформления.

Размещенные на рабочем столе компьютеры за счет специального программного обеспечения и терминального варианта устройства должны обеспечивать пользователю возможность оперативного получения данных о ситуации на любом участке компании и выхода на внешние информационные источники.

Использование современных телефонных и громкоговорящих устройств для связи обеспечивает проведение дистанционных служебных совещаний с возможностью отключения абонентов по выбору или перевода в режим ожидания.

Кстати! Средства радиосвязи предусматривают их установку в кабинете и в автомобиле, а портативные устройства можно иметь при себе постоянно. Выбор варианта зависит от способа организации рабочего пространства и потребностей самого руководителя.

Для цветового решения в кабинете подойдут светлые и сдержанные оттенки материалов, предназначенных для стен или пола, не составляющих резкого контраста с мебелью, светильниками и иными элементами оформления. Предпочтительны матовые поверхности, так как блестящие поверхности способствуют повышению утомляемости сотрудника.

Расчетные нормативы для помещений

Процедуры строительства сооружений и зданий предусматривают соблюдение участниками градостроительной деятельности обязательных государственных норм и технических регламентов (СНиП).

Основными целями применения градостроительных норм, одобряемых органами исполнительной власти страны, являются:

• защита граждан, их жизни и здоровья;
• охрана природы, представителей животного мира и растительности;
• защита государственного (муниципального) имущества, собственности граждан и юридических организаций;
• предупреждение действий, которые могут ввести в заблуждение приобретателей имущества.

В общественных строениях, предназначаемых для административного применения, размер помещений для размещения руководства учреждений должен соответствовать следующим требования (СНиП 31-05-2003):

Требования по СНиП, предъявляемые к высоте рабочих столов:

При организации места для деятельности директора учитываются следующие условия:

• размер кабинета;
• санитарные параметры;
• температурный режим и освещенность;
• показатель шумового уровня;
• дизайн и общее оформление помещения.

С учетом правил и нормативов СНиП требования, предъявляемые к организации кабинета для работы директора, выглядят следующим образом:

Слишком яркое естественное освещение можно приглушить, разместив на оконных проемах жалюзи. Понизить уровень шума помогут шумоизоляционная обивка, двойные двери, напольное ковровое покрытие. А установить комфортный микроклимат (температура, влажность) получится с помощью кондиционеров.

Подводя итоги

Кабинет для руководителя предприятия — это специфическое помещение, поэтому его обустройство должно быть тщательно продумано. Рабочее место должно быть максимально удобным для пользователя и одновременно концентрирующим фирменную стилистику компании. Продуманность интерьера должна способствовать укреплению имиджа фирмы, созданию комфортной атмосферы, располагающей к сотрудничеству партнеров и клиентов.

Источник

ЛЕКЦИЯ 10. Рабочее место руководителя

РАБОЧЕЕ МЕСТО РУКОВОДИТЕЛЯ

Работая в своем офисе или кабинете, менеджер ежедневно пользуется различными техническими устройствами, которые существенно облегчают и ускоряют работу руководителя.

Если бы он устраивался на работу конторским работником сто лет назад, наниматель обязательно поинтересовался бы тем, красив ли у него почерк. Сейчас же в первую очередь спросят о том, умеете ли вы пользоваться ком­пьютером, факсом и прочими техническими средствами.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному раз­мещению. Рациональная организация рабочих мест руководителей предпола­гает правильную их планировку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.

Правильно организованное рабочее место играет важную роль для успеш­ного осуществления трудовой деятельности, так как именно на рабочем месте протекает большая часть времени руководителя. Поэтому серьезно подойти к вопросу организации своего рабочего места должен каждый руководитель: от менеджера низшего звена до директора крупного предприятия.

Научный подход при организации рабочего места требует изначально оп­ределенных единовременных затрат, но в будущем это позволит руководите­лю сэкономить свое время и сохранить здоровье.

Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для работников управления включают следующий комплекс основных проблем:

• планировку рабочих помещений на основе изучения и анализа технологии
выполнения основных и наиболее массовых видов работ и потоков информа­ции на предприятии или в учреждении;

• размещение мебели и оборудования на рабочих местах исходя из функ­ций и состава работ, выполняемых каждым работником, и максимального
снижения физических усилий при выполнении работ;

• эффективное использование рабочих площадей с учетом требований ра­бочего процесса, эксплуатационных характеристик оборудования и оптималь­ных условий труда.

Особенностью труда руководителя является большой удельный вес умст­венных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени оп­ределяются требования к организации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя. На повышении производительности труда благоприятно сказываются шумовой, температурный и влажностный режимы, хорошее освещение, рационально организованное и оборудованное рабочее место, оснащенное современными средствами офисной и вычислительной техники.

Обеспечение рабочего места необходимой оргтехникой позволяет ускорить процесс принятия решений, подготовки служебных записок, отчетов, освобож­дает руководителя от ненужной, зачастую очень трудоемкой работы.

Эффективность работы руководителя напрямую связана с правильно спла­нированным и хорошо оснащенным рабочим местом. Не следует забывать при этом, что прибыль любой организации в первую очередь зависит от эф­фективности деятельности управляющего персонала.

Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания освещения, соответствующего норма­тивным требованиям; необходимой чистоты, влажности и температуры возду­ха; благоприятной окраски рабочего помещения; устранения шумов; уста­новления правильного режима труда и отдыха, а также на основе применения современных средств оргтехники.

ОБУСТРОЙСТВО КАБИНЕТА (ОФИСА)

Обустройство кабинета (офиса). Внешний вид офиса, кабинета — это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как правило, составляется определенное впечатление о характере, вкусе и интеллекте руководителя.

Внешний вид офиса зависит от многих факторов, в том числе и от таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, привычки; характер работы.

Как отсутствие визитной карточки является несоблюдением делового этикета, так и примитивный, а тем более неряшливый вид рабочего места и служебных ка­бинетов наносит труднопоправимый ущерб деловой репутации фирмы. В итоге страдает профессиональный имидж ее работников.

Основные принципы, положенных в основу оформления любого офиса:

1. Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принад­лежности должны быть выдержаны в одном стиле.

2. Прежде чем начать обставлять офис, руководителю необходимо изучить свое
помещение. Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству
предполагаемых к размещению предметов.

3. Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офи­су нужен яркий свет.

4. Если окна офиса выходят на шумную улицу, придется подумать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалюзи или затемненных стекол.

5. Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например,
современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преображают ра­бочее место, поднимают настроение не только самому руководителю, но и клиен­там, посетителям. Важно не увлекаться — слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.

6. Офис должен быть не только красив, но и удобен как для хозяина (руководи­теля), так и для посетителей.

7. Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из которых изготовлена
мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искус­ственная кожа, обилие лаков, красок вряд ли будут способствовать укреплению здоровья руководителя.

8. Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования ею.
Прежде всего, это касается рабочего стола. Среди предъявляемых к нему требо­ваний на первое место следует выделить его функциональность (удобство пользо­вания столом как рабочим инструментом) и комфортность (создание рабочего на­ строения у руководителя и посетителя).

9. Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого размещенного на нем
предмета можно было легко дотянуться либо доехать, если рабочее кресло на ко­лесиках.

10. Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики,
отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо
безобиднее плексиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сукном или
обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить
листы бумаги («чистовики» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рас­
сортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские
принадлежности.

11. Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Выполнено»; первая
— справа, вторая — слева. Папка «К исполнению» поможет уменьшить риск за­
быть что-либо важное или потерять на своем столе.

Рабочие помещения также оснащаются необходимым оборудованием и мебе­лью.

В комплект мебели для оборудования рабочего места руководителя входят:

• письменные столы (обычные и специализированные);

• вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справоч­ного материала;

• кресла, стулья (подъемно-поворотные);

• шкафы обычного типа или специальные (для хранения документов).

При организации рабочих мест могут быть использованы готовые образцы ме­бели, выпускаемые промышленностью или изготовленные по индивидуальным за­казам.

Источник

Организация рабочего места руководителя

Рабочее место – это зона, оснащенная необходимыми техническими и иными средствами для выполнения трудовой функции работников. Организация рабочего места – это грамотное и рациональное планирование и оснащение рабочей зоны.

Правильная организация рабочего места руководителя и работников имеет очень важную роль — она помогает эффективно выполнять работу, устранить ненужные перемещения, рационально расходовать время на выполнение задач, уменьшить общую утомляемость. Правильно организованное рабочее место помогает значительно повысить производительность труда работников. За обеспечение комфортных и безопасных условий труда работника на рабочем месте отвечает работодатель.

Типы офисной планировки

У офисных помещений, где располагаются работники, можно выделить основные типы планировки:

• Кабинетная — система, при которой основная площадь делится на отдельные помещения — кабинеты. К достоинствам такого типа планировки можно отнести комфортное размещение руководителей и сотрудников, низкий уровень шума. Однако данный тип планировки можно признать не самым бюджетным.
• Открытая (open space) — планировка, при которой сотрудники располагаются в одном большом помещении. Такой тип планировки очень популярен последнее время, так как является достаточно бюджетным. Однако не стоит забывать, что при таком размещении работников необходимо предусмотреть хорошее освещение и кондиционирование воздуха. К минусам такого размещения стоит отнести отсутствие личного пространства и повышенный уровень шума, что приводит к снижению концентрации и быстрой утомляемости.
• Ячеистая — это система планировки подразумевает разделение общей площади помещения передвижными перегородками. Сотрудники имеют личное пространство, коммуникации между отделами не нарушены, руководитель может наблюдать за работой подчиненных.

Стоит иметь ввиду, что для определенных категорий работников установлены особые требования к условиям труда. Так, рабочее место беременной женщины должно отвечать требованиям, установленным действующими санитарными правилами и гигиеническими рекомендациями: для женщин предпочтительно трудится на стационарных рабочих местах, по необходимости менять позу, нежелательно постоянно работать стоя или сидя. Исключены некоторые виды деятельности, например, работы на сквозняке.

Организация рабочего места руководителя

Особое внимание следует уделить организации рабочего места руководителя. От эффективной работы и решений руководителя зависит деятельность и успехи всей компании. Правильно организовать рабочее место руководителя очень важно.

Несмотря на то, что многие начальники предпочитают не занимать отдельное помещение, под рабочее место руководителя рационально выделить отдельный кабинет. У такого решения есть минусы: коммуникация с подчиненными может быть нарушена, невозможно наблюдать за дисциплиной и рабочей обстановкой в коллективе. Однако плюсов гораздо больше: комфортное размещение, отсутствие постороннего шума, возможность организовать рабочее место по своему усмотрению.

Согласно общим требованиям, площадь кабинета руководителя должна быть порядка 20 квадратных метров, предпочтительно прямоугольной формы, с высотой потолков 2,83 — 3,25 метра. Должны быть соблюдены санитарно-гигиенические требования: температура и состояние воздуха, влажность, чистота и т.д. Благоприятной температурой для работы в холодное время года считается температура 22-24 градуса, в теплое время года — 23-25, однако она может различаться в зависимости от энергозатрат трудящегося. При отклонении температуры воздуха выше или ниже допустимых пределов создается ситуация опасного влияния рабочей среды на здоровье и работоспособность человека, поэтому согласно санитарным правилам и нормам предусмотрено снижение времени нахождения на рабочем месте.

Очень важно оснастить рабочее место руководителя необходимыми предметами мебели и единицами необходимой офисной техники. Кроме того, кабинет руководителя нередко становится и местом для совещаний: даже если площадь кабинета не позволяет разместить полноценный стол для заседаний и несколько стульев, необходимо предусмотреть стулья и кресла для посетителей, по возможности дополнительный стол.

Источник

5С – организация рабочего места руководителя

Через 2 минуты встреча, а найти документ с заметками по презентации не представляется возможным – стол ломится от бумаг на подпись, двух зарядок для телефона (одна из которых работает периодически), наушников, чехла от айпада (кстати, где сам айпад?), чашки с блюдцем (кофе недопитый, холодный), интерактивной рамки с семейными фото, двух книг с последнего тренинга (по-моему, он прошел на прошлой неделе) и каталога новой продукции, которую нужно согласовать перед выпуском в печать. Осталась минута до встречи. Раздражение, возродившееся в гневе начинает утихать в состоянии отчаяния. «Я все равно сейчас ничего не найду». Пригладив волосы и поправив галстук вы направляетесь в переговорную.

Знакомая ситуация? Бесспорно, я немного утрировала, хоть и, признаюсь, прототип у этого персонажа вполне реальный. Благодаря коучингу ТОП-команд в рамках проектов внедрения бережливого производства, я познакомилась с такими рабочими столами, которые я не могла бы представить даже в самых смелых фантазиях организационного консультанта.

Влияет ли описанный выше формат рабочего пространства на эффективность руководителя? Конечно, влияет. Влияет ли такой «порядок» на эмоциональное здоровье? Совершенно точно да. И здесь могу привести небольшую статистику: при диагностике синдрома эмоционального выгорания среди выгоревших руководителей разного уровня 65% могли похвастать рабочими столами, как в начале статьи, еще 20% просто не придавали значения своему рабочему хаосу и считали такой вид рабочего места абсолютно нормальным и естественным для занятого руководителя.

Хочется принять волшебную пилюлю, чтобы порядок поддерживался сам собой без нашего участия. Но, к счастью, в сфере консалтинга волшебных пилюль не существует, и для достижения результатов руководителю необходимо внести некоторые изменения в свои привычки. В частности, для поддержания постоянного порядка на своем рабочем месте достаточно присмотреться к системе организации рабочего пространства 5С как к инструменту не только бережливого управления, но и простой приятной привычке.

Что такое 5С?

Система 5С является стартовым шагом в проектах внедрения бережливого производства. Первая и весьма быстро дающая результаты бережливая практика повышает эффективность операционного управления и готовит корпоративную культуру к трансформациям. И в первую очередь изменения начинаются с руководителей.

5С включает в себя пять обязательных последовательных действий:

1. Сортировать предметы в рабочей области
2. Соблюдать порядок и сохранять свое место для каждого предмета
3. Содержать рабочее место в чистоте
4. Стандартизировать процесс поддержания порядка и чистоты
5. Совершенствовать порядок и процесс его поддержания

Постараюсь раскрыть суть каждого из действий и привести небольшой чек-лист для того, чтобы вы могли руководствоваться готовыми и отработанными алгоритмами при организации своего рабочего места.

1. Сортировать предметы в рабочей области

Посмотрите сейчас на свой рабочий стол. Перечислите, что вы видите? Проведу ревизию вместе с вами – осматриваю свой стол справа налево: смартфон (пользуюсь им каждые пять минут), беспроводная мышка, костер под чашку, 2 стаканчиками с ручками и карандашами (больше половины из которых уже давно не пишут или потекли), беспроводная колонка, новая книга по качеству процессов (пригодится, наверное, на следующей неделе, когда буду готовить драфт проекта), блокнот с идеями, маркеры для магнитной доски (перенесла ее на прошлой неделе в другое помещение), чек-лист с вопросами для диалога по целям с руководителями (знаю его наизусть), съемный носитель на 500 гб (раз в год делаю бэкап жесткого диска).

А теперь давайте посмотрим чуть шире – за пределами рабочего стола. Осмотрите свое рабочее пространство на 360 градусов. Что там? Смотрю так же – справа налево (не принципиально, дело вкуса): стеллаж с документами (в целом, я даже знаю, какие там документы, но конкретно, конечно, не скажу), книжный шкаф (только бизнес-литература и только актуальная – перебрала в начале года), пробковая доска (пустая, уже давно все заметки делаю в телефоне), ваза для цветов (ручная работа, подарок партнера, пустая, конечно же), фитнес-диск для позвоночника (делаю разминку пару раз в день), два пилота полностью заняты (зарядки, лампа, два блока даже без usb-кабеля, один пилот работает от второго, лежат рядом), мольберт с незаконченной картиной (раз в неделю отвлекаюсь от рабочего процесса), журнальный столик с красками. Убийственная картина, не правда ли? Зато честная, и я вместе с вами буду наводить порядок.

Итак, чек-лист для реализации первого действия системы 5С:

• проведите ревизию всех предметов в своей рабочей области (мы это сейчас с вами проделали)
• определите предметы, которые совершенно точно отправляются в корзину (сломанное, нерабочее и т.д.). В моем случае в корзину ушли старые ручки, пробковая доска, старая грязная белая зарядка
• определите предметы, которые вызывают сомнения в своей необходимости или функциональном назначении и пометьте их «красными бирками» (я использую стикеры яркого розового цвета). Такими метками у меня обзавелись: чек-лист с вопросами, ваза, один пилот, беспроводная колонка, съемный носитель, мольберт и журнальный столик с красками (несколько бирок)
• переместите предметы с бирками в «зону карантина» на 30 дней. Если в течение этого времени предметы вам не понадобятся – определите их в другие места, подальше от своего рабочего места или утилизируйте

Самое время переходить ко второму действию:

1. Соблюдать порядок и сохранять свое место для каждого предмета

Когда у каждого предмета/инструмента есть свое место, потери на его поиски минимальны и стремятся к нулю. Посмотрите на результат первого действия и определите постоянные места для предметов, которые остались в вашей рабочей области после сортировки. Для определения эффективного места воспользуйтесь чек-листом:

• предметы, которые вы используете несколько раз в день должны находиться на расстоянии вытянутой руки
• предметы, в которых вы нуждаетесь раз в день или раз в два дня, могут располагаться в выдвижном ящике стола или в шкафчике недалеко от рабочего стола – максимальное расстояние не должно превышать двух шагов
• поместите в четырех шагах от себя в закрытую зону предметы, которыми пользуетесь раз в неделю
• все остальные предметы должны быть перемещены в «центральный пункт хранения» — это место за пределами вашего рабочего места. Сегодня интерьер кабинетов в основном характеризуется минимализмом, поэтому на скрытые кладовые и антресоли надеяться не приходится. Организуйте свой центральный пункт хранения в специальных помещениях. Например, если речь идет о рабочих инструментах – определите их на склад или в производственную комнату, если это техника – переместите в техническое помещение, книги – в библиотеку, посуда – на кухню.

Маленький лайфхак. Обязательно расскажите своим сотрудникам и помощникам, какие места для каких предметов вы определили. Это поможет содержать рабочее место в порядке всегда и без ваших усилий. Так, если помощница приносит бумаги на подпись, покажите ей, куда складывать такой тип документов. Можете даже подписать это место на столе. Если ваш коллега или сотрудник у вас одалживает какой-то предмет, объясните ему, куда именно следует вернуть взятую им вещь. Хорошая практика – оставлять на отведенных местах контур предметов. Таким образом вы всегда будете знать, какие предметы не находятся на своем месте.

1. Содержать рабочее место в чистоте

Теперь, когда мы избавились от хлама и нашли каждому предмету «дом», осталось поддерживать чистоту и порядок. Сейчас ваше рабочее место в идеальном состоянии. Сфотографируйте его. Распечатайте и повесьте фотографию радом со столом и ориентируйтесь на изображение, как на эталон состояния рабочего места. Сравнивайте фотографию с реальным видом два раза в день:

• утром, когда приходите на работу. В это время изображения должны совпадать идеально. Обратите внимание на грязные кружки, пыль, следы от масла, крема, корректора, маркера и т.д. удалите любые загрязнения перед началом работы
• вечером перед уходом домой. Планируйте 5-10 минут для того, чтобы навести порядок

1. Стандартизируйте процесс поддержания чистоты и порядка

Разработайте контрольный лист со всеми пунктами из чек-листов, обозначьте частоту и график выполнения каждого действия. Ознакомьте своих коллег и сотрудников с новым стандартом и внедряйте систему 5С всем коллективом. Добавьте в контрольный лист место для оценки (присвоение баллов рабочему месту) и размещайте результаты проверки на рабочем столе, чтобы мотивировать себя и окружающих.

Что касается частоты оценки, в рамках бережливых практик есть рекомендации, которые на практике показывают быстрое принятие культуры и очень быстрые результаты:

• линейные руководители должны проходить контрольную проверку ежедневно
• топ-команда проходит аудит раз в неделю
• проектные команды проверят свои штаб-квартиры раз в месяц
• производственные команды проводят аудит крупных рабочих областей раз в квартал

И, наконец, совершенствуйте систему 5С вовлечением в культуру всех, кто вас окружает. Помогайте совершенствовать свои рабочие места своим коллегам и сотрудникам, поощряйте инициативность в этом направлении и показывайте пример своими результатами.

Источник