Меню

Как делают инвентаризацию оборудования

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 — К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) — К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

Проводка

Операция

Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

Списана стоимость утраченного имущества

Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)

Стоимость недостач взыскана с виновного лица

Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

Проводка

Операция

Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91

Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Источник



Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

  • естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
  • выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
  • проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

  1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
  2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
  3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
  4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
  5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

  • Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).
Читайте также:  Профессиональное оборудование для очистки воды

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

  • какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
  • в какое именно время это следует осуществлять;
  • перечисление видов активов, подлежащих проверке;
  • назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
  • возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

  • сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
  • выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

  1. Основные средства фирмы.
  2. Товары.
  3. Нематериальное имущество.
  4. Денежные инвестиции.
  5. Незаконченное производство.
  6. Планируемые траты.
  7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
  8. Расчеты.
  9. Резервы.
  10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Источник

Инвентаризация основных средств

Наличие у предприятия объектов движимого и недвижимого имущества – это не только возможность извлечения с их помощью прибыли при использовании для предпринимательской детальности. Оно также сопряжено с ведением их регулярного учета. Как правильно проводить инвентаризацию основных средств, для чего она нужна, какие типичные ошибки возникают при ее проведении – в этой статье.

Читайте в статье:

Что такое инвентаризация основных средств?

Инвентаризация объектов основных средств – это сопоставление фактического наличия объектов с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация проводится не только в отношении объектов, находящихся в собственности предприятия, но и по имуществу, которое фирма арендовала или взяла на ответственное хранение (ст. 514 ГК РФ).

Для чего нужно проведение инвентаризации основных средств?

В ходе инвентаризации выявляют:

  1. Фактическое наличие/отсутствие объектов.
  2. Корректность присвоенных инвентарных номеров.
  3. Правильность ведения бухгалтерского учета.
  4. Факты излишков/недостачи основных средств.

Воспользуйтесь этими документами для оформления результатов инвентаризации. Наши справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Порядок инвентаризации основных средств

Порядок проведения инвентаризации основных средств закреплен в следующих официальных документах:

  • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.
  • Положение по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утверждено приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.
  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Проводить процедуру можно только при фактическом присутствии материально-ответственного лица. Именно оно будет отвечать перед руководителем предприятия в случае обнаружения недостачи.

Сроки проведения процедуры устанавливаются Методическими указаниями.

Сверка данных бухучета и фактического наличия проводится не реже чем раз в 3 года.

В некоторых ситуациях проводится обязательная инвентаризация основных средств:

  • объект передается в аренду;
  • предприятие находится в процессе реорганизации;
  • завершается процедура ликвидации юрлица или закрытие ИП;
  • продажа;
  • назначение новых материально-ответственных лиц, смена руководства и собственника предприятия;
  • выявление фактов хищения, пропажи и порчи имущества;
  • составление годового бухгалтерского баланса и отчета по имуществу;
  • иные чрезвычайные ситуации.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В состав комиссии входят:

  • представители администрации (руководитель, заместители, руководители подразделений);
  • работники бухгалтерии;
  • технические работники;
  • экономисты
  • иные работники предприятия.

Представители руководства и бухгалтерии должны обязательно присутствовать в комиссии. Все остальные работники – на усмотрение руководителя предприятия.

Ограничений по максимальному и минимальному числу членов комиссии действующим законодательством не предусмотрено. Но если хотя бы один член комиссии не присутствует во время проведения инвентаризация, то все результаты проверки будут признаны недействительными.

Как проводить инвентаризацию основных средств: пошаговый алгоритм

Формально алгоритм проведения инвентаризации нигде не закреплен. Его можно разделить на 4 этапа.

Шаг 1. Подготовка. Включает в себя:

  • издание приказа о начале процедуры;
  • назначение членов инвентаризационной комиссии и ее главы;
  • определение временных границ процедуры;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т. д.
  • подготовка инвентаризационных описей по форме № ИНВ-3. Если в компании несколько материально-ответственных лиц, то опись составляют для каждого из них в соответствии с перечнем закрепленных за ним объектов основных средств.

Шаг 2. Фактическое проведение инвентаризации. Заключается в подсчете основных средств, проверке их фактического наличия, сверке инвентаризационных номеров и характеристик по инвентарным карточкам объекта (форма № ОС-6), формирование описи по форме № ИНВ-1.

Шаг 3. Сверка данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета. Для этого в бухгалтерской программе формируют инвентаризационную ведомость на дату начала проведения инвентаризации. Затем данные построчно сверяют между собой.

Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации. При необходимости из бухгалтерской программы удаляют неактуальные данные об объектах основных средств. В случае обнаружения недостачи и отсутствии сведений о передаче, продаже, списании ОС проводится проверка в отношении лиц, ответственных за ведение учета и хранение ценностей. В зависимости от степени виновности выносят дисциплинарное взыскание или привлекают к административной ответственности.

Правила исправления ошибок, выявленных по результатам инвентаризации:

  1. Процедура должна быть завершена до утверждения и подачи годовой бухгалтерской отчетности в ИФНС.
  2. Запись об исправлении ошибок вносят либо в соответствии с датой окончания инвентаризации либо 31 декабря текущего года.

Если ошибки были выявлены по предыдущим периодам, а отчетность уже сдана, то вносить в нее изменения запрещается. Все ошибки исправляют в текущем периоде.

Оформление инвентаризации основных средств

Основным документом инвентаризации основных средств является опись по форме № ИНВ-1.

Также заполняют форму № ИНВ-10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств» при наличии таких объектов.

Документальное оформление результатов инвентаризации является обязательным условием проведения всей процедуры. Поскольку в описи расписываются материально-ответственные лица, в дальнейшем на основании этого документа определяется правильность ведения учета и хранения объектов основных средств.

Если в ходе инвентаризации ОС были обнаружены отклонения от учетных данных, то после оформления и подписания формы № ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18.

Результаты инвентаризации: проводки

Пример 1

В ходе проведения инвентаризации была выявлена недостача одного основного средства (куплено за 50 000 р., остаточная стоимость – 3 000 р., амортизация – 47 000 р.). Руководство решило не привлекать виновных к ответственности, а списать пропажу на убытки. В бухучете это выглядит следующим образом:

Дт

Кт

Стоимость, руб.

Описание

01

01

50 000

Списана покупная стоимость объекта

02

01

47 000

Списание амортизации объекта

94

01

3 000

Списание остаточной стоимости

91

94

3 000

Убыток от списания

Если руководитель все же решит привлечь материально-ответственное лицо к ответственности, то он может удержать всю стоимость объекта с его зарплаты в соответствии со ст. 137 ТК РФ. Но если стоимость ОС будет превышать 20% от величины заработка материально-ответственного лица, удерживать зарплату необходимо частями.

Пример 2

Воспользуемся условием предыдущего примера. Зарплата виновного лица – 30 000 р. с НДФЛ. На руки – 26 100 р. Удержания за причиненный работодателю ущерб производятся только из зарплаты, выдаваемой на руки.

Проводки:

Дт

Кт

Стоимость, руб.

Описание

01

01

50 000

Списана покупная стоимость объекта

02

01

47 000

Списание амортизации объекта

94

01

3 000

Списание остаточной стоимости

73

94

3 000

Остаточная стоимость отнесена на счет материально-ответственного лица

73

98.4

47 000

Разница между покупной и остаточной стоимостью

70

73

5 220

Из зарплаты виновного удержана стоимость объекта в размере 20% от зарплаты

На какие объекты оформляются отдельные описи:

  1. Находящиеся в ремонте.
  2. Арендованные контрагентами.
  3. Подлежащие списанию вследствие невозможности их применения в хозяйственной деятельности.

Типичные ошибки инвентаризации основных средств

  1. Нет приказа о назначении членов комиссии.
  2. В учетной политике не прописаны сроки и порядок проведения процедуры инвентаризации.
  3. Был привлечен независимый аудитор, который допустил ошибки при оформлении отчета. При этом документ подтверждает виновность работника.
  4. Некорректно заполнен приказ о проведении инвентаризации: отсутствуют нужные реквизиты, допущены ошибки в наименованиях и ФИО членов комиссии.
  5. Проведение инвентаризации при отсутствии одного из назначенных членов комиссии.
  6. Некорректное заполнение инвентаризационных описей.
  7. Использование бланков не установленного образца.
  8. Отсутствие расписок от материально-ответственных лиц. В расписках фиксируется:
  • сдача приходных и расходных документов в бухгалтерию;
  • оприходование прибывших ОС и списание выбывших.
  1. Ошибки и нарушения при проведении подсчета, взвешивания, измерения, исказившие результаты.
  2. Не проводились операции по измерению и подсчету ОС.
  3. В месте проведения инвентаризации был нарушен порядок доступа. Например, не исключена возможность проникновения на склад посторонних лиц.
  4. Во время приема на работу сотрудника, который в дальнейшем был назначен материально-ответственным лицом, не была проведена инвентаризация.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, ИФНС может оштрафовать фирму за искажение данных бухгалтерского и налогового учета, а также за непредставление отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Также есть риск проведения выездной налоговой проверки.

Читайте также:  Пути замены устаревшего оборудования

© Статья подготовлена экспертами бухгалтерской программы «БухСофт»

Источник

Инвентаризация: что это такое и для чего проводится проверка, определение и все тонкости процесса

инвентаризация это

Инвентаризация, что это такое простыми словами — это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

производимая и созданная продукция;

иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению — тоже учитывается и вносится в ведомость.

Готовые решения для всех направлений

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Другое

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Продукты

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

Инвентаризация — это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель — выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем — сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Продукты

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

Остаток на начало периода + пришедшее количество — израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Основные законодательные документы

Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.

Для чего проводится инвентаризация

Целей у этого мероприятия несколько:

Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также — в проверке состояния.

Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.

Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.

Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.

Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.

Инвентаризация — это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.

Оборудование

Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом

В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.

Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.

Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:

перегружены основной работой;

проводят махинации с вверенными ценностями.

Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.

Готовые решения для всех направлений

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Сертификация

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Другое

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Разновидности

что такое инвентаризация

Инвентаризация — это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.

По назначению

Делится в зависимости от событий:

Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.

Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.

Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.

Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие — провести до открытия помещений.

Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.

Продукты

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

По объему

Инвентаризация — это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:

Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.

Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.

Продукты

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

По степени охвата

Что означает инвентаризация, если она правильно проведена — верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.

В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:

Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.

Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.

Оборудование

По обязательности проведения

Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:

Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.

Инициативный. Организуется по решению директора.

По методу проведения

Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие — безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Учет может быть:

Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.

Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.

Закон об инвентаризации

Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:

прошел год, перед составлением отчетов;

изменилось материально ответственное лицо;

был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;

компания закрывается или реорганизовывается;

планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;

произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.

Продукты

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.

В каком порядке и когда проходит

Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.

инвентаризация это что

Процедура

Инвентаризация проходит в 4 этапа:

Подготовительный — когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.

Счетный — сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.

Сличительный — сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.

Заключительный — виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.

Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.

Кто проводит

Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.

Продукты

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:

представители руководящих должностей;

начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;

в магазинах дополнительно — ведущий специалист отдела экономической безопасности.

В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.

Оборудование

Бумаги, составляемые в процессе

Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.

Таблица документов

Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:

Источник

Как провести инвентаризацию, чтобы захотелось неплакать, аповторить

Ольга Тарасова финдиректор

Катя Евдокимова редактор

Иоганн Платцер художник

― Я свой магазин знаю, как облупленный, зачем мне эта возня с пересчетом? Да ну ее, эту инвентаризацию.

Зря. Инвентаризация — полезная и необходимая вещь: она позволяет точно знать, сколько и какого товара у вас есть, сколько денег заморожено в запасах, а еще разобраться, что расходится хорошо, а что залеживается, вовремя найти бракованный товар и убедиться, что сотрудники ― хорошие честные люди.

Читайте также:  Оценка вероятности отказа оборудования

В этой статье мы по шагам разберемся, как вам провести инвентаризацию, чтобы все пошло так, как надо. Будет десять шагов.

Шаг 1. Определить дату инвентаризации

Обычно ревизию проводят раз в год для оформления бухгалтерской отчетности. Но есть и другие поводы пересчитать товар: сменился материально ответственный, узнали о воровстве или на складе произошло какое-нибудь ЧП, пожар, например.

Но вообще пересчитывать все можно и чаще, хоть каждый месяц — смотрите по необходимости. Это поможет контролировать запасы (не завалялась ли там просрочка, скажем) и отслеживать эффективность сотрудников ― всё ли вносится в систему учета, ничего ли не теряется, внимательно ли отпускают товар.

Выбрать удобное время важно для качественной проверки. Иногда ревизию проводят в праздники, когда сотрудники делают быстрей-быстрей, чтобы поскорее уйти домой. Это все тянет за собой мелкие ошибки: не нашли товар, забили на документы, не все проверили.

Нужно выбрать выходной или день и время с невысокой загрузкой,чтобы закрыть магазин или приостановить производство. В магазинах, которые работают без выходных, есть практика проводить инвентаризацию после закрытия, даже ночью. Иногда во время работы магазина делают ревизию какого-то конкретного отдела, например, бакалеи. Тогда во время, когда посетителей совсем мало, перекрывают отдел, чтобы покупатели не могли взять продукцию, и пересчитывают товар.

Шаг 2. Назначить инвентаризаторов

Нужно определить, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. Вряд ли кто-то из работников из любви к порядку будет рад бесплатно выйти в выходной, чтобы пересчитать половину склада. Поэтому нужно продумать мотивацию, например, дополнительный выходной или денежный бонус.

Для инвентаризации лучше назначать тех, кто отлично ориентируется в товаре. Но если таких всего раз, два и обчелся, берите просто больше сотрудников, чтобы общими усилиями провести ревизию. Хорошее решение ― назначить одного ответственного за весь процесс инвентаризации от подготовки до оценки результатов. Он будет контролировать халтурщиков, помогать запутавшимся и воодушевлять уставших. Если не получается самим пересчитать товар, потому что мало людей, а товаров много ― зовите аутсорсеров. Они специализируются на этом: закупили нужную технику, легко ориентируются в бумажках и выручат даже с большими объемами.

Чтобы уследить, что всё по-честному учли и записали, назначают инвентаризационную комиссию. Минимум здесь должно быть два человека — чаще всего берут главного производства, склада и бухгалтера или кого-то из администрации. В комиссию нельзя включать материально ответственных сотрудников, скажем, кладовщика или кассира.

Но это все, конечно, в идеале. Понятно, что если компания состоит из собственника и пары продавцов, то им всем придется совмещать даже те роли, для которых они вроде бы не подходят.

Шаг 3. Издать приказ об инвентаризации

Когдавыбрали дату и тех, кто будет проверять, нужно составить приказ о проведении ревизии. В нем указано, когда, почему и кто проводит инвентаризацию в вашей компании и что будут пересчитывать. Это нужно, чтобы потом никто не сказал: «А ой, а я не в курсе, что я материально-ответственный, и вообще у моего ребенка утренник»

Если вам нужно сделать все по рекомендациям закона, то заполняйте официальную форму приказа. Если компания небольшая и возиться с пахнущими бюрократией формами не хочется, можно сделать просто письменное официальное уведомление в свободной форме.

А если у вас в компании сплошь доверительные отношения и вы уверены в своей команде, то можно просто договориться в Телеграме.

Шаг 4. Подготовить место для инвентаризации

Определите, где будет проходить инвентаризация ― склад, торговое помещение, производство. Это зависит от цели инвентаризации. Например, если большая часть запасов хранится на складе, то ревизию проводят, конечно, там. А если нужно посмотреть, сколько товаров в магазине и что у них по сроку годности, то непосредственно в торговом зале. Нужно подсчитать запасы материалов или сырья? Тогда это производственное помещение.

Потом это место хотя бы базово надо подготовить для инвентаризации. Возьмем для примера склад. В нем должен быть порядок: нужно разложить тетрадки к тетрадкам, чернила к чернилам, можно приклеить ярлыки, что есть что. Если склад большой, в нем должно быть удобно ориентироваться: стеллажи, полки и ячейки должны быть пронумерованы, а если склад большой, то нужна схема стеллажей. Это нужно, чтобы сотрудники тратили меньше времени на поиски нужного и не дергали друг друга с уточнениями, где что лежит.

Если инвентаризация проводится в большом торговом помещении, то можно заранее сделать план по схеме расположения товара. Так быстрее ― люди не будут бегать туда-сюда. Не все работники помнят, что и где лежит.

При проведении инвентаризации нельзя, чтобы товар переносили из одного помещения в другое. Поэтому нужно, чтобы заранее все предметы были перенесены в помещение, где будет инвентаризация.

Шаг 5. Обеспечить все необходимое

Вот, что может понадобиться во время инвентаризации.

Весы и другие измерительные приборы, если нужно что-то взвешивать и измерять. Перед началом ревизии нужно проверить точность весов, мало ли.

Достаточное количество стремянок для того, чтобы верхние полки не остались без внимания. Если на складе тяжелые объекты или высокие стеллажи и используется подъемная техника, нужно проследить, чтобы водитель-оператор тоже вышел на ревизию.

Терминал сбора данных ― пикалка, которая синхронизируется с приложением по учету данных и автоматически вносит все данные о пропиликанных товарах. С его помощью можно сделать инвентаризацию значительно быстрее: не придется вручную записывать информацию в описи, а программа автоматически сопоставит фактическое наличие товара с цифрами из системы учета. Если это пока дорогое решение для компании, можно приспособить для сканирования штрих-кодов смартфон.

Штрих-коды. Если товары продают по весу или поштучно, и у них нет штрих-кодов, например, гвозди на развес или авокадо по одному, нужно распечатать таблицу штрих-кодов. Это нужно, чтобы люди быстро сканировали товары терминалами сбора данных, а не возились, вручную записывая данные.

Шаг 6. Доделать незавершенку

Если в компании много незавершенного производства ― недошитых кофт или недокрашенных комодов ― стараемся доделать то, что возможно в ближайшее время, и передать это на склад, чтобы их успели учесть при пересчете. Это поможет точнее представить картину того, что у нас есть.

Шаг 7. Подготовить информацию по остаткам

К инвентаризации нужно собрать начальную инвентаризационную ведомость. Это информация по остаткам: наименования, количество, стоимость всего имущества. Ее можно взять из системы учета — 1С, ARM, «Мой склад» или какая у вас используется. Знаете картинки в стиле «до — после»? Так вот, это мы собираем картинку «До».

Перед самым началом инвентаризации зовем материально ответственного. Нужно, чтобы кладовщик, кассир (в общем, материально ответственное лицо) сдали в бухгалтерию все документы. Все товары, которые им отгрузили — записали, а все запасы, что продали или отправили в производство ― списали. Да, и расписку с них еще взять, что они и правда все это сделали.

Шаг 8. Пересчитать товар

Вот мы и подошли к самой инвентаризации. Это самый масштабный шаг: предстоит много искать, считать, взвешивать, измерять и записывать. Терпения вам и внимательности! А мы дадим несколько советов, как правильно проводить пересчет.

Сначала считайте, потом записывайте. Если сначала смотреть товар по бумагам, а потом находить его и пересчитывать, то можно не заметить излишки, которые не были заведены в систему учета. Ведь они просто не записаны, а значит никто и не станет их искать при таком подходе.

Разделите между сотрудниками зоны работы. Можно назначить сотрудников на конкретные отделы (Оля пересчитывает сантехнический отдел, а Ваня — садоводческий) или типы товаров (Оля — овощи, Ваня — бакалея).

Устраивайте перерывы. После долгой монотонной работы сотрудники устают, работают медленнее и начинают чаще ошибаться. Если помещение приходится покидать всем, то его опечатывают и закрывают, а ключ отдают материально ответственному.

Считайте выборочно. Если некоторые товары и материалы находятся в неповрежденных заводских упаковках, можно не вскрывать все. Нужно вскрыть несколько упаковок, чтобы проверить, что там действительно то, что написано. В остальном ― считают скопом. Например, тетради по 12 листов в клетку упакованы по 100 штук, таких упаковок на складе 8 тысяч. Вскрывать каждую упаковку не нужно. Но необходимо проверить, что там действительно тетради по 12 листов в клетку, а не в линейку. Для этого вскрывают выборочно несколько упаковок. Если на упаковке было написано, что тетради в клетку, а внутри оказалось что-то другое, тогда да ― вскрывают все упаковки.

Данные по инвентаризации вносят в ведомость. В ней пишут, что за товар, сколько его, по какой цене, на какую сумму всего запасов. Чаще всего сразу же добавляют и в учетную систему, например, 1С или «Мой склад». Так потом будет легче с ними работать: сверяться с данными учета и анализировать товары. Но проще всего сразу же сканировать штрих-код товара, чтобы ведомость заполнялась автоматически.

Шаг 9. Годное — в продажу, негодное — в утиль

На инвентаризации оценивают, годный ли товар, можно ли использовать материал для производства. Если у товаров скоро подходит к концу срок годности, есть незначительные повреждения или они слишком долго лежат на складе, их можно отсортировать и направить в розничные магазины для продаж со скидкой. Скажем, датированные ежедневники за этот год уже при мартовской инвентаризации можно забирать в отдел «Распродажа».

Бывает и так, что товары пришли в негодность, просрочились или сильно потрепались. Например, сильно помялся альбом, сломались линейки или засох клей. Такое уже не продашь, только списывать.

Шаг 10. Сравнить реальность с учетом

Помните, на шестом шаге мы готовили начальную инвентаризационную ведомость? Если получилось ее собрать, то теперь нужно сверить с ней результаты инвентаризации. Без сюрпризов обходится редко. Вот несколько ситуаций, которые можно обнаружить на складе при инвентаризации:

Излишки . Обнаружился товар, которого нет по документам. Его учитывают по рыночной цене, как доход компании.

Недостача . Случается и обратная ситуация ― что-то по документам есть, а на складе этого нет. Если понятно, кто это прикарманил, то взыскивают с него. Ну а если детективов в инвентаризационной комиссии нет, то недостачу списывают на прочие расходы.

Естественная убыль. Бывает так, что товара меньше, чем по данным учета, но он все еще годен. И меньше его стало по естественным причинам. Обычно это относится к тому, что продается на развес: печеньки немного покрошились, изюм усох, маргарин весовой подтаял. Но даже у естественной убыли есть установленные пределы, а если рассыпалось или вылилось больше ― это уже недостача, и нужно искать, кто это сделал.

Порча или устаревание. Товар больше не годен для использования или продажи, потому что сломался, испортился или морально устарел (прошлогодний календарь, например). Такое списывают из системы учета.

Пересортица. Остаток товара не совпадает с тем, что есть по документам, при этом товаров одного сорта или марки недосчитались, а другого ― наоборот, излишек. Например, черных ручек марки «А» недосчитались, а синих ручек этой же марки больше, чем думали. Или по чекам были пробиты альбомы по 8 листов, но их не убыло, а не хватает 12 листовых. Тут или ошибки кладовщика ― не то оприходовал, или кассира ― не то отбил.

Иногда делают взаимозачет пересортицы, чтобы не мучаться с оформлением кипы бумаг. Но только если излишки и недостатки были найдены за один период, они одного наименования, их примерно одинаково, за этот товар ответственен один и тот же человек. То есть, зачесть излишек в 100 синих ручек и недостаток 500 пачек бумаги не получится. Бывает, что делают частичный зачет: что-то из этих условий совпало, его и зачитывают, а остальное взыскивают с того, кто это допустил.

Если при инвентаризации насчитали больше или меньше, чем есть по бумагам, то делаем сличительную ведомость. В ней описывается, сколько думали, что есть товаров, материалов и сколько есть на самом деле. Эти данные так же заносятся в систему учета. И да, материально ответственный в случае чего должен объяснить комиссии, как так вышло, что не сходится с учетом.

Вот мы и провели инвентаризацию. Дальше — не менее интересный этап: принятие управленческих решений, которые помогут более эффективно распоряжаться вашими запасами. Но об этом мы расскажем уже в следующих статьях. До скорого!

Источник