Меню

Дополнительное оборудование при аренде автомобиля



Подтверждаем затраты на авто, арендованное у работника

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 января 2016 г.

М.А. Кокурина, юрист

Не всегда работодатель хочет выплачивать компенсацию за использование автомобиля сотрудника в служебных целяхст. 188 ТК РФ. Ведь ее можно учесть в расходах лишь в строго установленной небольшой суммеп. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Поэтому некоторые компании предпочитают оформлять с работником договор аренды его автомобиля. А чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать пакет документов, подтверждающих:

  • факт аренды. Это договор аренды и акт приема-передачи авто;
  • факт использования арендованного авто в деятельности компани Составьте приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, и собирайте документы, подтверждающие пройденный им на его машине служебный маршрут;
  • сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т. д.

Договор аренды автомобиля

При аренде авто с водителем или без него договоры будут различаться.

Если арендуем только авто

В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компании. Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.

Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа

Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014).Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласнПостановления ФАС ЗСО от 03.04.2013 ; 15 ААС от 14.04.2015 ; 19 ААС от 09.02.2015

1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
— страховой полис ОСАГО, серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».

1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб.По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).

По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодателяст. 646 ГК РФ. Прописав такое условие в договоре арендыст. 646 ГК РФ, вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.

2.2.2. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.

2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договорст. 644 ГК РФ

А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязуется:

2.1.1. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО.Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания

В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.

Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.

Или записать так.

4. Порядок расчетов

4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника

Если арендуем авто с водителем

В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать ее.

Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем

2.2. Арендатор обязуется:

2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.

2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодателст. 637 ГК РФ Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором

4. Порядок расчетов

4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водителстатьи 634, 636 ГК РФ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013

Акт приема-передачи автомобиля

Владея транспортом даже по договору аренды, организация должна становиться на учет в Росприроднадзоре и вносить плату за загрязнени

При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.

3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
— имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
— на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет.Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование

Читайте также:  Упаковочное оборудование в стики

4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.

5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.

Передал:
Арендодатель
Принял:
Арендатор
генеральный директор ООО «Темный лес»
П.И. Бобров П.А. Волков

«Маршрутные» документы

Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:

  • факт использования арендованной машины в деятельности компании;
  • расходы на ГСМ.

Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за месяц№ 03-03-07/51.

СОВЕТ

Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взносы№ Ф09-9857/13. А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информация№ Ф09-3788/15.

Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатора. В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документов№ 03-03-06/1/763№ 03-03-06/4/118, вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

Если вы договорились с работником, что его расходы на эксплуатацию сданного в аренду авто будут оплачиваться из выданных ему авансом в подотчет денег, то в учете вы проведете это так:

Содержание операции Дт Кт
Деньги из кассы выданы под отчет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)
Затраты на эксплуатацию автомобиля приняты к учету в составе МПЗ 10 «Материалы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Затраты на эксплуатацию автомобиля списаны в состав расходов 20 «Основное производство» (91 «Прочие доходы и расходы») 10 «Материалы»

Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:

  • сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
  • затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).

Кадровые документы

С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.

ООО «Темный лес»

ПРИКАЗ № 8

О закреплении арендованного автомобиля

В связи с необходимостью обеспечить сохранность и целевое использование арендованного автомобиля в деятельности ООО «Темный лес»

1. Назначить руководителя отдела снабжения Белкина А.С. ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиляФонды видят в выплатах по договорам аренды авто скрытую форму оплаты труда арендодателя, с которой нужно уплатить страховые взносы. И суды могут поддержать инспекторов из фондов, если в компании, в частности, не назначен работник, который должен ездить на арендованном автомобилПостановление АС УО от 09.07.2015 Поэтому лучше не полениться сделать лишний приказ, чтобы не спорить с фондами, хотя обязанности издавать подобные документы законодательством не предусмотрено марки Volkswagen Golf, регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus, идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.

2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
— оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
— передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.

Источник

Условия аренды транспортного средства

Для чего проводится автотехническая экспертиза

В случае, если у гражданина или юридического лица отсутствуют денежные средства для приобретения транспорта, можно использовать актуальную на сегодняшнее время услугу и осуществить процесс оформления аренды автомобиля. При заключении соответствующего договора необходимо учитывать не только общие положения, предусмотренные в Параграфе 1 Главы 34 ГК РФ, но и частные – характерные именно для аренды авто.

Аренда автомобиля

Аренда автомобиля – это правоотношения, возникающие между лицом, предоставляющим транспортное средство и тем, кто получает машину во временное пользование, согласно заключенному договору. Его условиями определяется:

  1. Предоставление услуг по управлению ТС и по его технической эксплуатации силами арендодателя (или отсутствие такого условия).
  2. Срок действия соглашения.
  3. Права и обязанности сторон.
  4. Порядок пользования имуществом.
  5. Другие положения, включаемые по взаимной договоренности сторон.

Аренда машины

Актуальность услуги

Использование личного транспортного средства в настоящее время – это в большинстве случаев необходимость. Услуга по предоставлению и взятию машин в аренду сегодня достаточно актуальна:

  1. Арендатор освобождается от налогообложения по транспортному налогу, так как авто остается в собственности арендодателя.
  2. Взять в аренду авто с водителем выгодно – поскольку, если иное не указано в соглашении, полис ОСАГО и КАСКО будет приобретать тот, кто предоставляет ТС во временное пользование.
  3. Если транспортное средство необходимо на короткий срок, то покупать, а потом продавать его, теряя в стоимости, невыгодно – поэтому взять машину в аренду в этой ситуации – оптимальное решение.

Основные условия

Чтобы закрепить условия сделки, сторонам следует составить письменный документ – договор аренды (ст. 633, 643 ГК РФ). Осуществлять его госрегистрацию не нужно вне зависимости от того, на какой срок он был заключен.

Необходимо наличие в соглашении следующих существенных условий:

Ключи от авто

  1. ФИО собственника или управомоченного им лица (ст. 608 ГК РФ), ФИО арендатора, их адреса регистрации, паспортные данные (для физических лиц), полное наименование, организационно-правовая форма и место нахождения (для юрлиц).
  2. Срок аренды (ст. 610 ГК РФ).
  3. Перечень принадлежностей и документов, которые арендодатель передает вместе с ТС (ст. 611 ГК РФ).
  4. Условия, сроки, порядок оплаты арендных платежей (ст. 614 ГК РФ).
  5. Основания для досрочного расторжения контракта, не указанные в ст. 619 и 620 ГК РФ (включаются по желанию сторон).
  6. Указание на возможность выкупа транспортного средства в соответствии со ст. 624 ГК РФ.
  7. Подписи сторон, расшифровки, печати (для юрлиц, при наличии).

Важно знать! Арендодатель перед тем, как сдать свой автомобиль в аренду, и арендатор до того, как его получить, обязаны вписать в договор также условие о возложении расходов на ГСМ, по страхованию ОСАГО, КАСКО, мойке ТС – в случае, если в соответствующей статье ГК РФ указана диспозитивная норма (как, например, в ст. 636 ГК РФ). Если императивная, то можно не писать, кто на что должен тратиться.

Необходимые документы

Перечень документации, требуемой для взятия или получения автомобиля в аренду, нигде в законодательных актах не указан. Наша редакция полагает, что список бумаг зависит от категории лица – граждане или организации.

Первым нужно предоставить контрагенту лишь:

  • паспорт или другой документ, идентифицирующий личность;
  • водительское удостоверение гражданина, который будет управлять ТС.

Для вторых перечень документов более обширный:

Синяя машина в руках

  1. Свидетельство о госрегистрации.
  2. Копия Устава.
  3. ИНН.
  4. Доверенность на представление интересов компании, выданная лицу, непосредственно подписывающему договор от имени фирмы, и его паспорт.
  5. ВУ гражданина, который будет управлять ТС.

Сторона, собирающаяся сдать авто в аренду или получить, может потребовать от своего контрагента предоставления и иных документов, необходимых для надлежащего оформления сделки.

Сроки аренды

В частных положениях, применяющихся при передаче и взятии машины в аренду дешево без залога в Москве и в иных субъектах РФ, представленных в Параграфе 3 Главы 34 ГК РФ, не содержится сведений о том, какой может быть срок аренды. Значит, согласно ст. 625 ГК РФ, действуют общие нормы, указанные в ст. 610 ГК РФ:

  1. Стороны могут указать в соглашении любой период, на который предоставляется ТС, но вправе и вообще ничего не писать про это.
  2. В случае, если срок не определен, считается, что контракт долгосрочный – то есть действует до тех пор, пока одна из сторон не изъявит желания его расторгнуть.

На что обращать внимание при аренде

Если нужна аренда авто с водителем в Москве или иных регионах, а также без экипажа, нужно обратить особое внимание на следующие критерии:

  1. Какую категорию авто (легковой, грузовой, автобус) и класс (средний, бизнес, представительский) требуется взять во временное пользование.
  2. На кого будет возложена обязанность по оформлению страховки.
  3. Нужно ли внесение обеспечения в виде залога или задатка.
  4. Иные нюансы.

Класс авто

Это один из важнейших факторов, от которого следует отталкиваться при поиске авто для аренды. От класса ТС будет зависеть:

Класс авто

  1. Стоимость (чем более элитный автомобиль, тем она выше).
  2. Страховая премия по договору ОСАГО (если машина начального или среднего уровня, то ее мощность ниже, а значит, и цена полиса меньше).
  3. Выкупной “ценник” (при наличии в соглашении соответствующего условия).

Страховка

В ст. 637 и 646 ГК РФ говорится о том, кто должен исполнять обязанность по страхованию. Нормы, представленные в указанных статьях, являются диспозитивными. По умолчанию, покупать полисы обязан:

  • арендодатель – если заключено соглашение об аренде с экипажем;
  • арендатор – если без водителей.

Важно знать! Соответственно, в договор может быть включено обратное условие – например, о том, что ОСАГО в последнем случае должен оформлять собственник ТС.

Залог

Практически все прокатные компании или частные лица предоставляют услугу по аренде автомобиля только с блокировкой определенной суммы. Возможны 2 понимания залога:

  1. Нахождение сдаваемой машины под обременением третьих лиц.
  2. Возложение на арендатора обязанности внести обеспечительный платеж, который подлежит возврату по окончании срока договора.
Читайте также:  Смазочно заправочные работы при то применяемое оборудование

В первом случае применяются правила, установленные ст. 613 ГК РФ, во втором – Параграфом 8 Главы 23 ГК РФ.

Также стоит указать в договоре возможность субаренды или ее отсутствие, прописать порядок признания права собственности на улучшения в арендованном имуществе (ст. 623 ГК РФ) и включить в контракт положения о правилах досудебного решения споров.

Причины наложения штрафа при возврате

Различные финансовые санкции, указанные в ст. 622 ГК РФ, в виде арендной платы за фактическое время незаконного удержания ТС при себе, неустойки или полной компенсации убытков могут быть наложены на арендатора в случае, если он:

  1. Не вернет движимое имущество арендодателю по окончании срока договора.
  2. Вернет машину позднее срока аннулирования соглашения, пусть даже и на одни сутки.
  3. Предоставит транспортное средство в состоянии, не соответствующим степени нормального износа.

Что делать в случае поломки авто

Если автомобиль сломался, его должен ремонтировать тот, кто указан в законе или договоре в качестве лица, несущего расходы по осуществлению текущего ремонта. Так, если между сторонами заключено соглашение о предоставлении ТС с экипажем, то делать машину должен арендодатель за счет своих средств (ст. 634 ГК РФ). Есть одно ограничение – переложить указанную обязанность на арендатора нельзя.

Наоборот, при договоре, не предусматривающем предоставление водителей, ремонт обязан производить арендатор (ст. 644 ГК РФ). Норма также императивная.

Важно знать! В целях расчета налога на прибыль средства, потраченные на восстановление ТС, рассматриваются как прочие расходы (ч. 1 ст. 260 НК РФ) и принимаются к учету согласно ст. 272 или 273 НК РФ (при методе начисления и кассовом соответственно).

Итак, аренда ТС может быть двух видов – с водителями или без. От этого зависит, кто и какие расходы несет. В некоторых случаях, лицо, названное в законе как обязанное за что-либо платить, может быть изменено договором. Форма соглашения – всегда письменная. Госрегистрация не требуется.

Источник

Особенности бухучета аренды автомобиля

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

  • физическое;
  • юридическое;
  • индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

  • марка и модель автомашины;
  • ее пробег на момент передачи;
  • стоимость данного актива;
  • данные технического осмотра;
  • номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

  • 20 «Основное производство»;
  • 23 «Вспомогательные производства»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

  • дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
  • дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
  • дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

  • дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
  • дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

  • страховку;
  • парковку;
  • заправку;
  • ремонт;
  • компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

  • дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
  • дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
  • дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
  • дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
  • дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
  • дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
  • дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
  • дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
  • дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
  • 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

  • арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
  • автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
  • есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

Читайте также:  Не поддерживает оборудование ваш компьютер

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

  • если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
  • если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Источник

Содержать автомобиль дорого. Можно ли его сдать в аренду и заработать?

У меня есть автомобиль, содержать который становится все дороже и дороже. Не могли бы вы помочь разобраться, как можно сдавать машину в аренду, желательно не в такси? Нужно ли для этого открывать ИП? Как рассчитать стоимость услуги и обезопасить себя от недобросовестных клиентов? И стоит ли вообще это делать?

Сдавать машину в аренду вполне законно, но у аренды автотранспорта есть нюансы.

Дмитрий Сергеев разобрался с арендой автомобилей Профиль автора

Я расскажу, как сделать все грамотно и обезопасить себя от возможных неприятностей. Стоит ли этим заниматься, решать вам.

Как сдать автомобиль в аренду

По закону вы можете сдать в аренду любое принадлежащее вам имущество. Для этого не обязательно регистрировать ИП. Неважно, на какой срок или сколько раз машину сдавали в аренду, главное, что вы изначально приобретали автомобиль для себя, а не в коммерческих целях.

Сдачу в аренду можно оформить двумя способами.

Договориться устно. Например, с родственником или знакомым, которому доверяете. Но, если с машиной что-то случится по вине арендатора, получить возмещение ущерба на основании устной договоренности будет сложно.

Что делать? 21.03.18

Заключить договор в письменной форме. Это надежнее устных договоренностей. Письменная форма обязательна, если договор заключается больше чем на год или если любая из сторон договора — юридическое лицо.

Как заключать договор аренды

Закон не устанавливает определенной формы договора. Вот что стоит указать в документе:

  1. Паспортные данные — ваши и арендатора.
  2. Данные автомобиля: марку, цвет, госномер, вин-номер и так далее. Их можно переписать из ПТС.
  3. То, что автомобиль передается в аренду, и срок аренды. Если срок не указан, договор может считаться бессрочным.
  4. Кто и за чей счет обслуживает и ремонтирует автомобиль и как именно — вплоть до того, на какой станции технического обслуживания это следует делать.
  5. Сумму, которую вам должен платить арендатор.

Вы можете добавить в договор дополнительные условия: запретить использовать автомобиль как такси, запретить выезжать за пределы города, установить максимально разрешенный пробег за месяц. Все это можно указать на ваше усмотрение. Еще можете прописать санкции для арендатора за нарушение этих ограничений.

В договоре можно предусмотреть залог или обеспечительный платеж за арендуемую машину. Арендатор передает вам эту сумму при получении машины, и, если он повредит машину, вы можете удержать весь залог или его часть. Не все арендаторы согласятся на такое условие.

Договор следует составить в двух экземплярах, по одному дляк аждой стороны. Регистрировать его не требуется, но можно заверить у нотариуса.

Советую приложить к договору акт приема-передачи автомобиля. В нем надо описать техническое состояние машины и перечислить все неисправности и недостатки, которые есть на момент передачи. Арендатор не должен платить за их устранение. Если же на кузове появится новая царапина, вы можете потребовать у арендатора оплатить ремонт или вычесть нужную сумму из залога.

ОСАГО и каско

Обязательно нужно заключить договор обязательного страхования гражданской ответственности — ОСАГО — и включить арендатора в полис. Если этого не сделать, водителя автомобиля могут оштрафовать на 500 рублей. А еще в случае ДТП могут возникнуть проблемы с возмещением ущерба.

Другой вариант — выписать страховку в отношении неограниченного числа лиц, тогда арендатора вписывать в полис не нужно. Это удобнее, если вы планируете часто менять арендаторов: не придется каждый раз вносить изменения в полис. Полис без ограничений обычно стоит дороже.

При оформлении ОСАГО нужно учитывать, что если у арендатора машины маленький стаж вождения, то это увеличит цену полиса. Еще на цену влияет мощность двигателя автомобиля и регион, где зарегистрирован ее владелец.

ОСАГО покрывает не все риски. Например, арендатор может попасть в ДТП по своей вине, тогда выплаты не будет. Еще машину могут поцарапать на стоянке или угнать.

Можно предусмотреть все эти риски в договоре и потом взыскивать ущерб с арендатора. Но, если арендатор откажется платить, придется обращаться в суд. При этом получить решение суда в свою пользу и взыскать деньги с должника — не всегда одно и то же.

Избежать таких ситуаций можно, если приобрести полис каско с максимальным покрытием, включающим уничтожение автомобиля и угон. Тогда в случае происшествия страховая компания возместит ущерб.

Штрафы

Если арендатор нарушит ПДД и его остановит инспектор ГИБДД, у вас не будет проблем. Штраф выпишут тому, кто за рулем.

А вот камеры видеофиксации не знают, кто управляет машиной. Штрафы за зафиксированные ими нарушения всегда приходят владельцу машины. Избежать их оплаты в вашем случае можно двумя способами.

Первый: оспорить их в суде. Закон дает владельцу машины такую возможность. Но доказывать, что за рулем был другой человек, придется самостоятельно.

Что делать? 25.04.19

Второй способ: прописать в договоре условие, по которому арендатор оплачивает штрафные квитанции из своего кармана. Это позволит не тратить время на судебные разбирательства и, возможно, сэкономить на адвокатских услугах.

Доход и налоги

Арендная плата зависит от многих факторов: марка автомобиля, его техническое состояние, город, срок аренды и так далее. Цена аренды подержанных автомобилей отечественного производства начинается от 600 рублей в сутки. Верхнего предела цен практически нет.

Чтобы узнать примерную цену аренды автомобиля, посмотрите объявления в своем городе или регионе.

Сдав автомобиль в аренду, вы получаете доход и должны платить налог на доходы физических лиц. Как это сделать, мы объясняли в отдельной статье.

Не советуем скрывать доходы от налоговой. Если ФНС узнает, что у вас появился доход, с которого не уплатили налог, она может оштрафовать, удержать пени и доначислить к уплате налоги за 3 года.

Можно сэкономить и платить налог с дохода от аренды по ставке 4 или 6 вместо 13% — но только если зарегистрироваться в качестве самозанятого. Это касается Москвы, Московской области, Калужской области и республики Татарстан.

Ну и что? 19.11.18

Еще надо платить транспортный налог. Уведомление о нем получает владелец, а уплатить может кто угодно: с 1 января 2017 года налоговой все равно, кто вносит платеж.

В договоре вы можете указать, что транспортный налог в период эксплуатации автомобиля платит арендатор. Главное, чтобы он делал это своевременно и не допускал просрочек.

Итоги

Запомнить надо вот что:

  1. Сдавать машину в аренду закон не запрещает. Для этого не обязательно регистрироваться в качестве ИП или самозанятого.
  2. Надежнее заключить письменный договор аренды, но и он не дает абсолютных гарантий.
  3. Впишите арендатора в полис ОСАГО либо оформите полис без ограничения числа водителей.
  4. Полис каско не обязателен, но может помочь при многих нештатных ситуациях.
  5. Штрафы с камер видеофиксации придут владельцу. Если машиной управлял другой водитель, их можно оспорить в суде.
  6. Не забудьте уплатить подоходный и транспортный налоги.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Источник

Дополнительное оборудование и стоимость при аренде в России

Дополнительные услуги при аренде автомобиля в России и стоимость*

*-указанная стоимость услуг в рублях, действует только при бронировании через офис по телефону или электронной почте.

SCDW

SCDW — « снижение ответственности арендатора до 0 при ДТП» снимает ответственность за повреждения автомобиля при наступлении страхового события. Ответственность за угон остается:

для групп автомобилей A, B, C, D, N: 240,00 00 руб. в день (макс. 3600,00 руб.) ;

для групп автомобилей E, F, O ,K: 540,00 руб. в день (макс. 8100,00 руб.);
для групп автомобилей H: 750,00 руб. в день (макс. 11250,00 руб.).

Тем не менее, всякий ущерб, нанесенный автомобилю, в том числе его кузову ударами по нижним частям (мост, пороги, подкрылки или любая другая расположенная ниже деталь, в том числе любые повреждения колес), оплачивается Арендатором, даже если он оплатил опция SCDW.
*Услуга не действует, если Арендатор управлял автомобилем в состоянии алкогольного, наркотического или токсического воздействия, а также непризнания страховой компанией совершившегося события страховым случаем.

Full Coverage

Full Coverage – снижение ответственности арендатора до 0 при повреждении или угоне автомобиля, в том числе повреждениях лобового стекла, без элементов подвески:

для групп автомобилей A, B, C, D, N: 570,00 руб. в день (макс. 8550,00 руб.) ;

для групп автомобилей E, F, O ,K: 1290,00 руб. в день (макс. 19350,00 руб.);
для групп автомобилей H: 1980,00 руб. в день (макс. 29700,00 руб.).
*Не включает ответственность за навигатор, роутер и детское сиденье.

Источник